Como ter uma equipe de TI proativa?

Você está gerenciando sua equipe de TI de forma proativa ou reativa? Não se engane, a distinção é muito importante!

A gestão proativa significa que você tem controle sobre a direção futura de sua equipe de TI, o que pode ajudá-lo a tornar a tecnologia uma ferramenta estratégica para seus clientes. Com a gestão reativa, você está simplesmente lidando com os problemas quando eles aparecem e não é capaz de fazer nenhum planejamento.

Empresas que contam com uma equipe de TI proativa possuem muitas vantagens competitivas em relação aos seus concorrentes do mercado.

Além de melhorar a produtividade, elas podem envolver seus especialistas em Tecnologia da Informação em tomadas de decisões estratégicas de negócio.

Por isso, preparamos este conteúdo para mostrar à você como ter uma equipe de TI proativa, que irá beneficiar diretamente sua empresa e a satisfação dos seus clientes. Vamos lá!

Por que ter uma equipe de TI proativa?

O serviço ou o produto produzido por sua empresa e todos os recursos necessários para executá-los – como as pessoas, os equipamentos e os softwares – definem a produtividade da sua organização.

Ou seja, quanto mais sua empresa conseguir produzir utilizando menor quantidade de recursos maior será sua produtividade.

Você se lembra a última vez que foi a um fast food, como McDonalds? Certamente deu para notar que eles possuem uma alta eficiência produtiva. Afinal, fazer tantos hambúrgueres, em tão pouco tempo, não é uma tarefa tão simples.

O que pode ser muito diferente de uma hamburgueria artesanal, por exemplo, onde seu tempo de espera pelo prato provavelmente será maior. Porém, classificá-la como ineficiente em sua produção seria um erro.

Pensar em produtividade deve ir além da relação quantidade e recursos. A qualidade do produto ou o tipo de serviço entregue por sua empresa também deve entrar nessa relação.

Um fast food e uma hamburgueria artesanal tem, claramente, propostas de valor diferentes, que estão alinhadas com o objetivo estratégico de cada empresa.

Dessa forma, entregar mais, com menos recursos e de acordo com os padrões de qualidade definidos por sua empresa é o grande desafio.

Para isso, é preciso contar uma equipe de TI proativa, uma vez que de maneira autônoma ela buscará elevar sua produção, impactando desde os processos internos até o relacionamento com os clientes. Sem este objetivo, sua equipe técnica pode sofrer com sobrecargas que afetarão a qualidade das entregas e o seu resultado.

Como ter uma equipe de TI proativa?

Que a proatividade é um diferencial de mercado já ficou claro, certo?
Mas como trazê-la para dentro da sua empresa?

Pare e reflita, o seu time está contribuindo espontaneamente para a melhoria da produtividade? Se sua resposta foi negativa ou se você não está atento a isso, é importante ficar esperto.

Uma equipe de TI proativa é a principal fonte de crescimento organizacional. Sua empresa é formada de pessoas que devem buscar alcançar as metas e objetivos traçados estrategicamente. Ao mesmo tempo, são elas que saberão onde estão os gargalos, pontos de melhoria e que entregarão o resultado final – de sucesso ou não – para o seu cliente.

A equipe de TI proativa segue em busca da produtividade pessoal e organizacional. Por isso, veja agora cinco dicas para melhorar a produtividade do seu time, estimulando a proatividade constante!

1. Utilize a melhor infraestrutura de suporte

Ter ferramentas que contribuam para a produtividade do seu time é o primeiro passo para se formar uma equipe de TI proativa.

Softwares de gerenciamento de chamados para o atendimento help desk, como o Milldesk, por exemplo, facilitam, organizam e agilizam a execução dos processos. Com a ferramenta certa em mãos, o profissional ganha tempo nos atendimentos, gera maior satisfação para os clientes e os fideliza.

2. Gerencie o tempo de forma correta

O tempo é o recurso mais precioso que qualquer empresa, ou pessoa, tem disponível. Mas, infelizmente não há como pará-lo ou armazená-lo. Por isso que a máxima “tempo é dinheiro” é uma realidade.

Uma equipe de TI proativa sabe disso. Quanto mais agilmente puderem executar suas tarefas, maior será a quantidade de chamados técnicos atendidos. Suportados com uma ferramenta adequada, há garantia da qualidade e da entrega do serviço de suporte.

E vamos além! Quando sua empresa tem uma equipe de TI proativa, ela realiza as entregas dentro dos prazos, satisfaz os clientes e fica com tempo disponível para trabalhar em projetos de melhorias internas, contribuir para a definição de estratégias organizacionais e pode até ter um tempo voltado a descontração.

3. Inove seus processos e otimize sua gestão

Uma equipe de TI proativa é a mais indicada para, além de cumprir com seus processos, identificar quais são os seus gargalos.

Para, onde existirem pontos de melhoria, buscarem soluções para a otimização da operação. Ninguém melhor que o próprio colaborador para saber onde está bom, o que precisa ser otimizado e o que está realmente atrapalhando a execução dos processos.

Num mercado cada vez mais acirrado, é preciso ter o diferencial como ponto mais importante do negócio. Por isso, nunca deixar de buscá-lo é essencial.

Descubra se existem novas metodologias que possam dar mais agilidade aos seus processos. Ou se há alguma empresa que está se destacando. Faça pesquisas, acompanhe os concorrentes e lembre-se que a roda já foi inventada, ou seja, você não precisa criá-la do zero.

4. Contribua para o bem estar da equipe de TI

O bem estar das pessoas pode impactar bastante na produtividade das organizações. Porém, infelizmente, este é um ponto que vem sendo negligenciado por algumas empresas com metas agressivas e objetivos audaciosos.

Mas, para construir uma equipe de TI proativa é preciso que o potencial dos colaboradores sejam estimulados.

Metas e objetivos obviamente são necessários. Porém, criar um ambiente que possua opções de distração é importante. São nesses momentos em que insights de melhoria de processos, resolução de problemas e estímulo da criatividade surgem.

Por isso, proporcione qualidade de vida e bem estar dentro da sua empresa. É nela que seu time passa maior parte do dia.

5. Reconheça os méritos dos seus colaboradores

“O trabalho dignifica o homem”. Isso é verdade. Mas a falta de reconhecimento dos méritos pode ser um fator desmotivador do seu time.

Organize premiações, que não necessariamente envolvem dinheiro, mas que reconheçam o trabalho e o esforço de um dos seus colaboradores. Esse estímulo, não somente agracia quem foi reconhecido, mas dá mais força a formação de uma equipe de TI proativa.

Com simples ações, sua organização só tende a se beneficiar!

Agora que você já sabe tudo sobre como ter uma equipe de TI proativa, o que acha de aprender como reduzir o estresse do atendimento ao cliente?