Será que já é hora de trocar seu software Helpdesk?

Está pensando sobre trocar o seu software helpdesk? É inescapável, com o mercado extremamente competitivo e globalizado as empresas precisam ter um melhor desempenho de sua gestão organizacional, principalmente frente a economia retraída no país.

Nesse cenário, ter agilidade e buscar excelência operacional é sinônimo de competitividade.

Por essas e outras é extremamente importante manter um sistema de gestão bem equipado e que permita algumas funções chaves como controlar de forma ampla o próprio desempenho e a produtividade da equipe, para que assim as empresas consigam se manter competitivas no meio corporativo.

E em relação ao suporte, atendimento ao cliente isso não poderia ser diferente, uma vez que este é considerado como a voz de uma corporação, pois é a ferramenta que as empresas possuem para oferecer ao cliente um tratamento diferenciado, auxiliá-los em suas dúvidas, solucionar seus problemas e requisições e  até mesmo convencê-los a voltar a fazer negócio futuramente.

Por essa razão, é fundamental contar com um sistema de Help Desk/Service Desk de qualidade, que consiga ajudar nas tarefas e maximizar a produtividade de toda a equipe.

E se isso não estiver ocorrendo, sentimos muito ter de lhe dizer isto, mas talvez seja a hora de investir na mudança do seu sistema de suporte ao cliente.

Para tirar a dúvida, confira abaixo situações que comprovam que é hora de mudar de software:

Seu sistema atual é limitado e possui poucas funcionalidades.

Um sistema completo de Help Desk deve auxiliar o gestor da equipe de atendimentos a melhorar a interação com os usuários da empresa através do uso de uma plataforma rápida, moderna e intuitiva.

Caso isso não esteja acontecendo devido a limitações desse sistema, isso pode ser um indicativo importante de ineficácia da ferramenta, o que significa que já está mais do que na hora de adquirir um sistema mais funcional e eficaz para o dia a dia de sua organização.

Custo superior ao retorno

Este ponto possui grande relação com o anterior e diz respeito ao problema de quando o sistema de gestão gera mais gastos para a empresa do que resultados ou lucros.

Em alguns casos, isso é consequência da falta de funcionalidades, mas também pode ser um erro de cálculo no início do planejamento.

Talvez sua versão esteja desatualizada e o preço original tenha sido mantido, enfim, por esses motivos, procurar uma opção mais barata é imperativo, mas não faça isso às pressas, vá com calma, pois, você poderá cair na mesma situação em que está agora.

E se não bastasse tudo isso, ainda não é aderente as melhores práticas ITIL… Abandone!

O sistema vem deixando a desejar, apresentando inconsistências nos dados.

Podemos dizer que se trata de um erro indesculpável e grosseiro, ainda mais na era tecnológica em que vivemos nos dias atuais.

É fundamental ter um sistema de Service Desk que mantenha os dados armazenados na nuvem, com a possibilidade de acessá-los a qualquer hora e de qualquer lugar.

Quando o sistema apresenta inconsistências e gera dificuldades para a equipe de atendimento ao cliente, além de causar atrasos, ainda poderá resultar em erros e problemas para a empresa, por isso resolva o quanto antes esse empecilho, antes que isso acabe prejudicando a reputação de seu negócio no mercado.

Com um software de Help Desk moderno os gerentes de atendimento ao cliente conseguem por exemplo, manter todo o seu histórico de atendimentos, sem limitações, e encontrá-los facilmente em caso de dúvidas ou mesmo para conferir as informações.

Além de possuir uma infinidade de recursos, desde base de conhecimento, criação de catálogo de serviços, até histórico dos chamados, um sistema de Help Desk/Service Desk de ponta ajuda a potencializar ainda mais a gestão do atendimento de sua organização e se adequa perfeitamente às necessidades da sua empresa.

O comodismo está se tornando caro: custos com a manutenção do sistema estão pesando no bolso…

Atualmente é possível encontrar ferramentas de gestão de última linha, com diversas funcionalidades diferentes e por um preço bem vantajoso.

Portanto, caso o gestor de Help Desk perceba que está pagando caro para manter um sistema antigo e pouco funcional, a melhor alternativa é sem sombra de dúvidas fazer a troca por um sistema mais moderno e interativo.

Sistema mais confunde do que realmente ajuda.

Basicamente uma interface amigável é um conceito aplicado a interfaces de um sistema, onde a experiência produzida pelo mesmo é prazerosa ao usuário e de fácil manuseio e aprendizado.

Por mais que sua equipe já esteja habituada ao software utilizado atualmente pela organização, isso ainda pode ser um fator que prejudica a produtividade, pois uma interface pouco amigável e complexa de operar, faz com que seu time tenha dificuldades, o que torna celeridade nas atividades prejudicada.

Quando o suporte do suporte técnico está inacessível…

Algo um tanto surreal, porém, bem comum e é um indicador de que o seu sistema de gestão de Help Desk que você utiliza pode estar obsoleto é quando o suporte técnico parece cada vez mais difícil de contatar.

Sem auxílio técnico, não só fica difícil capacitar sua equipe para extrair o melhor do sistema, como também fica impraticável a correção de possíveis erros de funcionamento.

Por isso nós, do Milldesk, consideramos que oferecer um suporte de qualidade é tão essencial para o sucesso dos nossos clientes quanto disponibilizar um produto eficiente e sempre atualizado às necessidades e tendências do mercado.

Sendo assim, não tem jeito, ao serem identificadas uma ou mais situações listadas acima é o momento certo de trocar o sistema.

Ok, sabemos que muitas vezes para um gestor de suporte ao cliente, uma mudança de sistemas pode parecer uma ideia complicada, tendo em vista todos os impactos que uma mudança como essa pode gerar, mas é possível sim, conduzir essa transição de modo fácil e sem ter tanto trabalho.

Acompanhe algumas dicas bônus, preciosas, para que isso ocorra em seu departamento ou em sua empresa, sem traumas:

Faça um teste com a nova ferramenta, obtenha o OK de sua equipe.

Uma etapa muito importante do processo de troca de sistemas de Service Desk é no que diz respeito aos testes e ao treinamento da equipe que irá lidar com ele no dia a dia.

Sendo assim, para evitar problemas e garantir que o processo de adaptação ao novo sistema seja o mais tranquilo possível, o ideal é realizar vários testes com a nova ferramenta e ter a certeza de que as principais dúvidas estejam solucionadas antes da troca de fato realmente acontecer.

É fundamental que a equipe responsável pelo suporte da empresa também esteja de acordo com uma mudança de sistemas, afinal são eles que terão que lidar com possíveis dúvidas acerca desse novo sistema e se preparar para realizar uma manutenção contínua da ferramenta.

Prazer em conhecê-lo: procure conhecer o novo sistema antes de adquiri-lo.

Por fim, ao fazer uma troca de sistemas de gestão de Help Desk, também é preciso pesquisar bastante e garantir que essa nova ferramenta seja capaz de cumprir todas as demandas da equipe de atendimento.

Sentiu que é hora de trocar seu sistema? Não perca mais tempo, entre em contato conosco!