Como o prestador de serviços de TI pode lidar com inadimplência de clientes?

Existem riscos aos quais toda empresa, independente do segmento de atuação, está sujeita; um deles é o risco de inadimplência de clientes. O prestador de serviços de TI também pode sofrer com esse problema e, portanto, é necessário saber como lidar com a situação para revertê-la.

Sem o pagamento dos clientes no valor e nas datas certas, é a sua empresa que vai acabar inadimplente, sem os recursos para arcar com os próprios custos operacionais. E nem precisamos dizer que dinheiro é um assunto para ser levado a sério.

É importante notar que, se a inadimplência já se concretizou, o prestador de serviços de TI precisa de boas medidas para recuperar o valor que lhe é devido; enquanto isso, se a inadimplência ainda é apenas um risco não concretizado, é preciso tomar medidas de prevenção. Nesse post, vamos falar um pouco sobre cada uma delas.

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Prevenindo a inadimplência de clientes

Existem três principais medidas para o prestador de serviços de TI prevenir a inadimplência de clientes. A primeira diz respeito à política de vendas e crédito; a segunda, à política de recebimento; e a terceira, à política de cobrança.

1. Política de vendas e crédito

Antes de realizar uma venda, é preciso conhecer o cliente; mais especificamente, o seu perfil de crédito. Isso inclui verificar o histórico financeiro dele em sua empresa, se já tiver um, ou seu score de crédito no mercado, usando serviços apropriados para obter essa informação.

Se o cliente em questão tiver um perfil de risco, não quer dizer que você deve recusá-lo. No entanto, como precaução, é aconselhável tentar fechar as vendas à vista ou, pelo menos, evitar parcelamentos e prazos de pagamento muito longos. Eles favorecem a inadimplência.

É importante que toda a equipe de vendas da empresa esteja bem alinhada em relação a essa política. Do contrário, os vendedores podem até vender a prazo para clientes que estão com pendências financeiras em aberto, aprofundando o problema da inadimplência ainda mais.

2. Política de recebimentos

Quando você simplifica a política de recebimentos, evita casos de inadimplência que são provocados por problemas pontuais.

Por exemplo, se a sua única forma de receber pagamentos é por boleto bancário, mas, na data de vencimento, o banco está com problemas no sistema, alguns clientes inevitavelmente ficarão inadimplentes. No dia seguinte, o boleto vencido já não pode ser pago por internet banking ou no caixa eletrônico, e o cliente não tem tempo de ir até o banco; então, a situação vai se prolongando.

Enquanto isso, se o seu capital de giro é limitado, apenas alguns dias de atraso no recebimento já pode causar sérios problemas para as finanças.

Por isso, é uma boa ideia oferecer aos clientes diferentes meios de pagamento, além do boleto: transferência ou depósito direto; parcelamento em cartão de crédito; débito automático; pagamento recorrente. As possibilidades são cada vez mais variadas, para garantir conveniência a quem paga e segurança a quem recebe.

3. Política de cobranças

Em geral, o setor de cobrança de uma empresa apenas se manifesta quando a inadimplência já se concretizou, mas, com uma nova política, ele pode colaborar muito para a prevenção. A sugestão é que seja realizado um contato cordial, na forma de um lembrete, quando datas de vencimento estiverem se aproximando.

Não apenas esta é uma medida que ajuda a evitar inadimplências causadas por simples desorganização ou esquecimento, mas também é uma prática que muitos clientes consideram bem-vinda. No final, pode até ajudar a melhorar o relacionamento e aumentar a satisfação.

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Recuperando clientes inadimplentes

Agora, vamos apresentar algumas sugestões para o prestador de serviços de TI recuperar o cliente que já está inadimplente, ou melhor, recuperar o valor que esse cliente lhe deve. Mais uma vez, temos três dicas práticas.

1. Pagamento da dívida

Se o motivo da inadimplência é, de fato, uma dificuldade financeira que o cliente está atravessando, exigir que a dívida seja paga nas condições inicialmente combinadas não vai ajudar.

É muito melhor oferecer alguma flexibilidade nas condições. Você pode fazer um novo parcelamento do montante total devido, mais suave, ou até mesmo desconsiderar juros e multas incidentes no total.

2. Método de cobrança

Algumas empresas deixam o tempo passar – muito – antes de fazer a cobrança do valor em aberto. Então, a dívida de um mês se mistura com o pagamento do mês seguinte, que vira uma dívida ainda maior, e assim forma-se uma bola de neve. Portanto, a recomendação é realizar a primeira cobrança logo após o vencimento.

Além disso, siga uma agenda para entrar em contato regularmente com os clientes que têm pendências, até que as dívidas sejam quitadas. Procure adotar uma frequência que mantenha o assunto na mente do cliente, mas sem criar uma situação de constrangimento. Sempre que realizar um novo contato, registre no histórico de atendimento do cliente, em seu sistema informatizado.

3. Negociação extrajudicial

Caso a negociação direta com o cliente não resolva o problema, vale a pena buscar um conciliador ou mediador. Esse profissional colabora para que as partes cheguem a um acordo formal, sem precisar recorrer à Justiça.

Dessa maneira, além da resolução ser mais rápida, existe uma boa chance de encontrar uma saída que beneficie os dois lados. Para completar, a conciliação e a mediação são formas de resolução de conflito que permitem preservar a boa relação comercial com o cliente – o que, na maioria das vezes, não acontece quando vocês se enfrentam no tribunal.

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Recomendação final ao prestador de serviços de TI

A inadimplência de clientes é um problema sério para as finanças de sua empresa. Entretanto, não se esqueça de que, mesmo com dívidas, eles ainda são clientes; portanto, sua prioridade deve ser adotar com eles o mesmo atendimento humanizado que é dedicado a qualquer outro. Do contrário, o dano pode ser muito mais grave: uma má reputação difícil de apagar.

Quer aprender outras medidas para o prestador de serviços de TI evitar ou reverter casos de inadimplência de clientes? Ou prefere ler sobre a importância e o uso de sistemas de help desk? Se esses temas são do seu interesse, não deixe de acompanhar o blog do Milldesk e nossos conteúdos exclusivos!