O que fazer com o tempo de inatividade de um helpdesk?

O tempo de inatividade é uma realidade que pode afetar até mesmo os centros de atendimento mais completos e bem gerenciados, é bem comum que em alguns momentos não haverão chamados nem usuários com problemas para serem resolvidos. Porém, esse tempo ocioso não necessariamente deve se tornar perdido, é possível otimizar esse período de diferentes formas.

Com a otimização das atividades dos profissionais de helpdesk e com a melhora dos processos de qualidade, o tempo ocioso também é bem vindo, uma vez que, ele pode ser usado de diversas maneiras: desde treinamentos e simulações de atendimento para problemas específicos até para demonstrar novas práticas e características dos produtos oferecidos pela empresa.

Então, como otimizar o tempo de inatividade e tornar o seu helpdesk eficiente?

Como transformar o tempo de inatividade em tempo de produtividade?

Transformar inatividade em produtividade é um dos grandes resultados de um centro de atendimento eficiente e bem gerenciado. Uma gestão alinhada e o uso de boas ferramentas de helpdesk, podem transformar os processos de qualidade e tornar o time de atendimento ao cliente muito mais eficiente.

Com algumas dicas importantes e valiosas, o tempo de inatividade de um helpdesk pode ser transformado em tempo produtivo, vejamos como tornar isso possível:

• Revisão dos critérios e processos de qualidade

A revisão dos critérios e dos processos de qualidade são essenciais para a manutenção de um bom atendimento, além de ser uma boa saída para transformar o tempo de inatividade em produtividade. Uma vez que temos profissionais ociosos ou com baixa demanda de trabalho, podemos remanejar o time e fazer com que revisem os procedimentos e boas práticas que formam um bom atendimento ao cliente.

Essa revisão dos critérios pode ocorrer de forma individual ou com sessões em grupo, sendo liderados pelo gerente ou coordenador do time de atendimento ao cliente. Um helpdesk eficiente deve saber como portar o seu atendimento ao usuário para que ele atinja os maiores índices de satisfação ao término do chamado.

>> Saiba mais: Métricas que indicam a satisfação do usuário

• Fornecer treinamentos em processos e ferramentas

Não tenha dúvida, o treinamento é essencial para manter um bom atendimento ao cliente. Além de dedicar um tempo específico para aperfeiçoar todo o time de helpdesk nas melhores práticas, deve-se também aproveitar o tempo de inatividade para aplicar treinamentos de curta duração. Novas ferramentas e processos são desenvolvidos com o objetivo de manter o time alinhado com as novas práticas utilizados no mercado.

Uma vez que o time de helpdesk utiliza o tempo de inatividade para treinamentos, mostra também a esses profissionais que a gerência aposta no trabalho desenvolvido por eles e que existe uma preocupação em manter o time com um nível alto de excelência.

Fazer o tempo de inatividade ser utilizado para treinamentos e revisões faz com que a equipe se torne mais produtiva, o atendimento mais eficiente e reduz custos operacionais. Os atendimentos ser tornam desta forma mais rápidos e assertivos.

>> Saiba mais: A influência do líder de suporte sobre o time de atendimento. 

• Envolver os funcionários em outros trabalhos relacionados ao atendimento ao cliente

Ter uma equipe de profissionais focados e concentrados no que sabem fazer de melhor é uma ótima forma de garantir um helpdesk eficiente. Entretanto, uma boa forma de se manter produtivo mesmo quando houver um tempo de inatividade é remanejar alguns desses profissionais para outras tarefas que também estão ligadas ao atendimento ao usuário.

Isso leva à diversos benefícios, o profissional sente que existe uma relação ainda maior de confiança entre ele e a empresa, gera um maior engajamento com a organização e faz com que os profissionais tenham uma visão holística do processo de atendimento ao cliente.

As tarefas podem variar de acordo com o helpdesk e com o tempo de inatividade que ocorre durante o atendimento, porém é importante destacar que o principal intuito é transformar a ociosidade em produtividade – e isso deve ficar claro tanto para a gerência quanto para o profissional.

Saiba mais: Histórico de atendimento garantindo a felicidade do cliente

Transforme o seu tempo de inatividade em tempo de produtividade!

Com essas valiosas dicas, o seu tempo de inatividade vai se tornar tempo de produtividade! As soluções de helpdesk tem um papel fundamental no processo de gestão desse tempo, inclusive atuando em sua  otimização.

Ao final, além de melhorar a satisfação dos profissionais de helpdesk, também há ganhos ligados a redução de custos operacionais e a melhoria continua dos processos de qualidade da empresa.

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