Como aplicar a Metodologia Lean na gestão de TI? Descubra!

A Metodologia Lean nasceu como uma forma de melhorar a produtividade e a eficiência da produção a partir da integração total entre os diferentes setores e colaboradores.

Sua tradução literal significa “enxuta”, o que diz muito sobre a sua aplicação para instituir nada além dos recursos necessários para o trabalho ou processo.

Surgindo no ano de 1980 na fábrica de veículos Toyota como a sua primeira aplicação em campo, a Metodologia Lean foi amplamente divulgada nos anos 1990 a partir do livro do professor James P. Womack, do MIT.

Recentemente ganhou importância e notoriedade e passou a englobar outros setores, como hospitais, bancos e principalmente empresas no setor de Tecnologia da Informação – como o Lean aplicado à TI.

A Metodologia Lean aplicada à TI é uma ótima forma de garantir a otimização do desenvolvimento.

Quer saber como aplicar a Metodologia Lean na gestão de TI?
Continue lendo nosso artigo e saiba tudo sobre essa aplicação tão importante na área!

Aprenda a aplicar a Metodologia Lean na gestão de TI!

O termo Lean foi escolhido para descrever o método aplicado pela montadora de veículos japonesa Toyota na sua linha de produção por volta de 1980 como uma forma de melhorar a produtividade da sua fábrica.

Um professor do MIT – Massachusetts Institute of Technology – chamado James P. Womack tornou essa cultura conhecida no mundo a partir da publicação de seu livro, intitulado de “A máquina que mudou o mundo” em 1990.

Nesta publicação e juntamente com os professores Daniel T. Jones e Daniel Roos, foi estudado como esse método de manufatura enxuta impactou a indústria automotiva, inicialmente com a fábrica da montadora Toyota e se espalhando para as outras indústrias automotivas japonesas.

Esse modelo de gestão da produção foi criado visando a eficiência no gerenciamento e no desenvolvimento de novos produtos ou serviços para as fábricas.

Um ponto importante da Metodologia Lean é incentivar a utilização apenas dos recursos necessários para execução de uma etapa, tarefa, processo ou trabalho –  evitando ao máximo os desperdícios.

Princípios da Metodologia Lean

Com o objetivo principal de reduzir o desperdício, os princípios que definem a Metodologia Lean partem deste preceito como meta final.

• Um dos primeiros princípios é o valor e está relacionado aos clientes e o foco nos serviços referentes aos consumidores;
• O fluxo de valor olha o processo como um todo, combinando entradas, resultados e esforços;
• O fluxo contínuo, que demonstra como as atividades ocorrem e mantém o funcionamento dos processos;
• A produção puxada, que muda o processo de produção tradicional. Como princípio, diz que o final da cadeia determina o ritmo da produção para evitar desperdícios;
• E como último princípio, temos a perfeição que é a melhoria contínua da produção e dos processos, promovendo assim uma análise dos competidores e da situação da concorrência e do desenvolvimento de novos formatos de fabricação.

A Metodologia Lean na indústria da transformação

A Metodologia Lean nasceu na indústria de transformação, onde ganhou bastante força devido aos ótimos resultados apresentados.

A velocidade, aumento da produtividade e eficiência nos custos apresentados pela adoção da Metodologia Lean fizeram com que as indústrias que a adotaram alcançassem competitividade frente à concorrência.

Muitas variações da Metodologia Lean foram desenvolvidas a partir do sucesso na indústria de transformação. Algumas delas são o Gerenciamento da Qualidade Total, o Just-in-Time, Six Sigma (ou Seis Sigma) e a Teoria das Restrições.

A melhoria contínua e o respeito pelas pessoas são a base do Lean e também das suas variações, permitindo que quando aplicados corretamente ofereçam uma melhor forma de tomada de decisão e preocupação com as pessoas, transformando num ambiente mais saudável de trabalho.

Técnicas da Metodologia Lean na indústria

Quando aplicada à indústria, começa-se a perceber que a grande mudança da fabricação enxuta é mudar o foco do gerenciamento dos processos e novas tecnologias, saindo do vertical e indo para o sentido horizontal.

Isso demonstra que os valores criados vão em todas as direções e conseguem integrar todas as etapas da produção.

Quando a integração acontece, as etapas de criação e os ciclos de desenvolvimento são melhores aplicados e produzem um produto ou serviço com muito mais valor agregado e, de um modo geral, mais completo – reduzindo os desperdícios no processo.

Benefícios  da Metodologia Lean para a tecnologia

A área de tecnologia só teve a ganhar com a Metodologia Lean, conquistando ótimos benefícios quando comparado às outras metodologias que eram utilizadas anteriormente.

Mesmo não tendo uma linha de produção “física”, a área de tecnologia da informação obteve bastante sucesso ao adotar as práticas da Metodologia Lean.

Não se trata somente de um programa para a redução dos custos do processo e sim de uma forma de pensar todo o ambiente e esteira de produção a fim de ajustar, integrar e otimizar cada atividade.

O Lean TI adapta os conceitos do sistema Toyota de produção e busca aplicação dos conceitos, como:

• Aproximar os times de TI dos times de negócio e gestão da empresa;
• Quebrar as barreiras que dificultam as entregas de valor para o cliente;
• Fazer com que os profissionais da área de TI enxerguem o problema e a solução sob a perspectiva do cliente;
• Modificar a forma como as tarefas são executadas no dia a dia, visando a redução de desperdícios de tempo e recursos;
• Estabelecer uma mudança cultural e ativa na empresa, com a redução dos desperdícios e preocupação com os funcionários.

Comparação com os métodos tradicionais

Os métodos tradicionais de gestão da produção tem uma visão antiquada do ambiente de produção. Todas as aprovações das mudanças e solicitações são feitas de uma só vez, geralmente em uma reunião de planejamento e revisão.

Outro ponto é a busca constante pela diminuição do tempo e do custo, sem se preocupar com desperdícios ou com o profissional da área – que geralmente são específicos para cada setor.

A Metodologia Lean se mostra como uma ótima alternativa a estes métodos tradicionais, principalmente quando se percebe as mudanças contínuas e incrementais.

Essa característica busca o aproveitamento das oportunidades de melhoria sempre que possível e possui métricas que se ajustam aos objetivos estratégicos da empresa.

Outro ponto importante é a difusão do conhecimento, que deve ser compartilhado e generalizado pela empresa promovendo o aumento do número de profissionais que possam atuar nas diversas áreas do negócio.

Conceitualmente, temos também outros frameworks na área de gestão de TI que nasceram a partir da Metodologia Lean e herdaram suas ótimas aplicações.

O Agile é um dos ótimos exemplos da otimização da Metodologia Lean para o ambiente de desenvolvimento de software e tecnologia da informação, seguindo-se pelo ITIL e Cobit.

O cliente final é o maior beneficiado

Os ganhos da Metodologia Lean estão diretamente ligados ao aumento dos índices positivos do negócio, redução de desperdícios e melhoria contínua dos processos e tarefas.

O cliente final pode ser considerado o maior beneficiado pela adoção das práticas do Lean e da qualidade dos produtos e serviços.

Os principais benefícios que afetam o consumidor de forma direta ou indireta e que são empregados diretamente na linha da produção são:

• Otimização dos fluxos de trabalho e mais rapidez nos processos;
• Melhoria contínua e análise da performance do processo para as entregas de valor;
• Mais poder aos times de desenvolvimento para inovar, adaptar e evoluir as soluções de forma rápida e fácil;
• Incorporar a estratégia empresarial com um plano para agregar valor aos produtos e serviços.

A conexão com o atendimento ao cliente permite que a Metodologia Lean agregue valor ao garantir disponibilidade para este consumidor, principalmente na hora que ele precisa.

Com a sincronia oferecida pela Metodologia Lean, o cliente e o profissional de atendimento que está tratando a sua solicitação possuem a informação correta assim que necessário.

Outro ponto importante é a busca constante pela qualidade do atendimento ao cliente e por implementar novas técnicas e formas de abordagem que se conectem com o perfil daquele usuário.

O Lean envolve um ambiente no qual os erros são identificados de forma fácil e corrigidos com total rapidez e eficiência. Os desperdícios da área podem ser eliminados e oferecem uma forma de melhorar a performance e produtividade do setor de atendimento ao cliente.

• Alguns pontos de desperdício na área de atendimento ao cliente que podem ser resolvidos com a utilização da Metodologia Lean vão desde o fluxo de processo com o mapeamento das atividades corretas para as áreas certas até a falta de integração entre as equipes.
• As tarefas devem seguir um fluxo correto e isso se reflete no atendimento ao cliente. Este usuário deve ter o seu problema resolvido e não está interessado em ser transferido para outras áreas;
• A falta de integração das áreas também pode ser destacada como uma forma de desperdício que deve ser resolvido, melhorando o setor como um todo;
• Acúmulo de demandas e as tarefas em espera também são bons exemplos negativos que podem afetar a área de atendimento ao cliente, principalmente na satisfação do usuário com o setor;
• O acúmulo de recursos também é uma forma de desperdício para o atendimento ao cliente, principalmente por manter uma série de recursos que são raramente utilizados.

Próximos passos!

Entender as aplicações da Metodologia Lean nos diferentes setores é uma ótima forma de visualizar o seu potencial transformador nos processos, tarefas e atividades.

A partir da indústria automotiva e de transformação, a Metodologia Lean ganhou notoriedade nos mais diversos setores e promove a redução dos desperdícios e o foco na melhoria contínua.

Na área de TI, é responsável por uma grande mudança na visualização dos processos de desenvolvimento e gestão de TI, principalmente por agregar mais valor aos produtos e serviços entregues.
O sistema de Help Desk Milldesk é uma ferramenta que explora os conceitos de usabilidade para garantir mais agilidade e organização para a sua empresa.

Saiba como uma poderosa ferramenta de help desk pode ajudar a sua empresa a vencer o desafio de ter uma gestão de TI estratégica e com resultados que podem contribuir para o crescimento do seu negócio.