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Se neste momento você já iniciou seu período de teste gratuito do Milldesk, parabéns, você está no caminho certo para melhorar e elevar o nível de suporte em sua organização.
E é extremamente importante usar o tempo que você tem durante o período de teste de forma eficaz e explorar os muitos recursos e benefícios do sistema.
Caso você não saiba por onde começar, aqui estão 10 dicas baseadas nas experiências de nossos clientes:
1. Determine os usuários potenciais do software.
Milldesk é um software focado no Help Desk e Service Desk, sendo uma ferramenta completa e escalável para os desafios de sua central de atendimento.
Baseia-se no pressuposto de que todos os chamados podem ser atribuídos a um atendente específico.
As solicitações de suporte podem ser visíveis por todos os solicitantes do departamento ou não, de acordo com as configurações pré definidas ao grupo:
Isso torna particularmente fácil separar solicitações com base nos departamentos e pessoas certas para resolver o problema. Faturamento? Suporte técnico? RH?
A premissa é que um representante de suporte possa responder a qualquer ticket que chega ao suporte técnico.
Caso contrário, poderá atribuí-lo a um membro da equipe mais especializado.
Portanto, ao configurar o suporte técnico, você poderá garantir que um tipo específico de solicitação permaneça oculto a todos, exceto a alguns representantes de suporte qualificados.
2. Procure entender os termos básicos do Milldesk.
Linguagem é tudo e saber dominar os jargões e termos de uma área ou até mesmo ferramenta é um grande passo para o êxito.
Por isso dedique-se a entender com carinho os termos básicos do Milldesk: o que é um local, o que é um departamento, solicitante, etc.
Procure conhecer os privilégios dos técnicos, saber que o admin é quem gerencia tudo, mas não é ele que deve resolver chamados, mas sim o login de técnico e assim por diante.
Isso irá facilitar muito sua experiência com a ferramenta.
>> Saiba mais: 13 dicas para melhorar a experiência do Chat Comercial.
3. Acesse os tutoriais: lá tem tudo devidamente explicado, nos mínimos detalhes.
Veja os tutoriais do Youtube, configure o assistente de configuração, simule o ciclo de vida de um chamado desde a abertura até o fechamento.
Conheça o painel do usuário, simule o atendimento também como usuário solicitante.
Tente automatizar os meios de atendimentos atuais através do Milldesk.
Por exemplo: se costuma receber chamados por email, configurar esse método de abertura de chamados no Milldesk e continue oferecendo esta forma de atendimento ao cliente.
O importante é buscar alternativas para facilitar e não cortar as formas oferecidas hoje para o cliente.
>> Saiba mais: Mais produtividade no suporte com uma equipe enxuta? Sim, é possível!
4. Estabeleça metas e defina as maneiras como você usará o software.
O que o levou a considerar o Milldesk para sua organização? Você quer melhorar o atendimento interno/externo ou tem desafios de suporte específicos e únicos que espera superar?
Por exemplo, você está procurando uma alternativa aos e-mails para fornecer informações rapidamente quando houver interrupções ou problemas com os serviços de tecnologia na organização?
Nesse caso, Milldesk pode ser usado neste cenário para:
- Enviar notificações urgentes a todos os funcionários afetados quando houver um incidente crítico de TI por meio de pop-ups e alertas.
- Informar sobre atualizações conforme a situação evolui.
- Mensagens para determinados setores ou pessoas, antes de alguma atualização programada de sistema para evitar que as pessoas desliguem seus computadores ou para lembrá-los de salvar seu trabalho.
E isso é apenas um exemplo, há milhares de outras possibilidades e casos de uso e você pode ter diferentes cenários em mente sobre o uso do Milldesk em sua empresa.
Depois de identificar suas necessidades específicas de comunicação, se tiver alguma dificuldade em definir a melhor maneira de usá-la, entre em contato com um especialista do Milldesk – temos muita experiência em diferentes setores!
5. Fale com especialista do Milldesk para determinar os melhores recursos para seus objetivos.
Temos uma equipe de especialistas que tem ajudado organizações no Brasil e outros países da América Latina a resolver uma série de desafios de suporte ao cliente.
Nossos consultores podem fornecer informações sobre os melhores canais a serem usados para resolver os desafios que você está enfrentando no momento.
6. Procure orientação técnica da equipe de suporte Mildesk.
Não se esqueça: somos seus parceiros e temos a maior alegria em ajudar quando você precisar.
Como dissemos na dica 3 existem vídeos que você pode assistir para obter instruções sobre como usar os diferentes recursos do Milldesk Software.
Mas nossa equipe de suporte também ficará feliz em falar com você sobre todos os requisitos técnicos.
>> Saiba mais: Precisamos falar sobre gerenciamento de incidentes de TI. Confira 7 dicas.
7. Compartilhe os resultados com seus colegas.
Na metade do seu teste, examine a gama de recursos disponíveis para você e veja como os diferentes departamentos de sua organização podem se beneficiar delas.
Usar o sistema em várias equipes produz os melhores resultados, e nosso mecanismo integrado de separação de acesso cuidará de conflitos em potencial.
Isso significa que apenas usuários específicos terão o direito de enviar mensagens em nome do departamento específico.
>> Saiba mais: Plano de comunicação da interrupção dos serviços de TI. Você tem um?
8. Faça Role Play: prática de treinamento para simular a sua realidade.
Por mais que você configure corretamente todo o sistema e cadastre técnicos e solicitantes é extremamente necessário você simular o dia a dia do seu suporte através do Milldesk.
Selecione alguns usuários e alguns atendentes para que diariamente durante o período de teste seja possível simular diversos atendimentos.
E tente captar as melhorias na produtividade que o sistema irá lhe proporcionar durante este período.
Treinamentos baseados em role plays tornam mais real a sua rotina diária e permite que você erre ou acerte rápido!
>> Saiba mais: Como aumentar a satisfação dos clientes em tempos de crise?
9. Teste o Milldesk de acordo com suas necessidades pré-estabelecidas.
O Milldesk é um sistema completo e oferece novas possibilidades de expansão do seu help desk.
Mas muitos recursos farão parte apenas dos próximos níveis da sua organização e não do primeiro passo principal que é: adaptar seus usuários e seus processos atuais a um novo sistema.
Mantenha o foco neste seu objetivo, para que não se sinta perdido em meio a várias possibilidades de otimização da sua gestão.
10. Crie um relatório.
Quando o período de teste terminar, reserve um tempo para documentar suas experiências e tirar conclusões:
- O que você gosta no Milldesk?
- E o que você não gostou?
- Quais resultados você espera no longo prazo?
Você pode fazer um relatório apenas para você ou poderá enviá-lo para seus colegas ou chefia.
Além disso, não se esqueça de nos enviar seus comentários! Isso não apenas o ajudará a tomar uma decisão final, mas também nos ajudará a melhorar nosso serviço.
>> Saiba mais: Papo reto: 5 relatórios gerenciais e 3 dicas para fidelizar mais clientes na TI!
Coloque em prática tudo o que você leu aqui.
E se por acaso você caiu de paraquedas aqui, mas ainda não iniciou seu período de teste gratuito do Milldesk, fica nosso convite.
Afinal estamos simplesmente falando de um dos melhores sistemas de Help Desk do mercado e quem diz isso não somos nós…
Mas sim nossos mais de 700 clientes que utilizam diariamente a ferramenta.
Se quiser agende uma demonstração gratuita do sistema mesmo, que um de nossos especialistas terá prazer em mostrar o Milldesk em ação de acordo com a realidade do seu negócio.
