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O controle dos chamados de TI, além de otimizar as soluções em tecnologia de uma empresa, também aumenta a produtividade da equipe envolvida.
E isso tudo em um mundo cada vez mais tecnológico e globalizado, quem possui processos automatizados e devidamente monitorados, ganha em agilidade, praticidade e eficiência.
Afinal, organização, automatização de processos e comunicação interna fluída, são fundamentais para que uma equipe consiga aumentar a produtividade, sem pesar nos custos e tempo de produção.
E tudo isso, só se torna possível adotando o controle dos chamados de TI.
Acompanhe conosco a importância de se fazer isso o quanto antes em sua organização!
Primeiramente, por que eu devo fazer controle dos chamados de TI?
Se você é o tipo de pessoa que acha que um sistema de suporte, um software de atendimento ao cliente é só mais um custo, só mais um gasto, uma mera burocracia, está na hora de rever seus conceitos.
Esses sistemas são na verdade grandes aliados do seu departamento de TI e por que não dizer, do seu negócio?
Afinal, fazer o controle dos chamados de TI é a melhor alternativa para formalizar problemas relativos à tecnologia, acelerar as possíveis soluções e aumentar a produtividade da equipe.
Ao controlar os chamados a equipe responsável rapidez e agilidade no registro de todas as demandas e dessa forma, cada necessidade é atendida de forma mais assertiva.
Quando um setor de TI ou uma fornecedora deste serviço implementa um software para abertura de chamados, está sendo estabelecida uma central de resolução de problemas de tecnologia.
Sendo assim, todos os problemas relativos à TI são centralizados em apenas um lugar, onde é possível encontrar detalhes da solicitação, o nível de gravidade, histórico etc.
Fazer o controle de chamados de TI é organizar problemas, simplificar os fluxos de trabalho, eliminar os processos manuais desnecessários, morosos e otimizar o tempo do seu corpo técnico de TI.
E até mesmo para o próprio cliente o controle de TI é extremamente benéfico, uma vez que eles passam a ter suas solicitações atendidas com mais conformidade e celeridade.
Além disso, outro grande benefício que se ganha ao empreender esse controle é a otimização da rotina tantos dos profissionais de TI como dos solicitantes, que ao utilizarem uma plataforma para controlar chamados, não se desgasta com longos telefonemas e emails que mais parecem a odisseia de Homero.
Interessante, fale mais…
Além de tudo o que foi citado acima, um bom software para controle de chamados também auxilia no autoatendimento, para que o usuário não dependa unicamente do técnico.
Durante a abertura do chamado pelo solicitante, dependendo do tipo de chamado que ele está abrindo, o software pode sugerir a ele procedimentos ou, como é mais conhecido, “bases de conhecimento” para que ele saiba como resolver o problema sem nem mesmo necessitar interagir com a área de TI.
E possibilita ainda o escalonamento dos chamados de TI, ou seja, os chamados não chegam mais aos níveis 2 e 3, se podem ser muito bem resolvidos no nível 1 de atendimento e por aí vai.
O controle dos chamados de TI deixa mais claro quando uma solicitação deve ser atribuída a um agente mais experiente ou escalonada para outros níveis de atendimento.
As demandas já não são direcionadas a diferentes atendentes de diferentes setores, mas sim, diretamente ao responsável pela solução ideal para aquele problema, na hora correta, evitando desperdício de tempo para todo mundo.
Há ainda o ganho em assertividade, uma vez que é possível utilizar um histórico de chamados, construído a partir dos problemas registrados e solucionados anteriormente, que serve para indicar os passos certos para novas soluções e investimentos.
E é possível ainda, gerar relatórios estratégicos, que ajudam gestores de TI na tomada de decisões e assim identificar gaps que podem ser resolvidos, processos que podem e devem ser melhorados, se há necessidade de contratar mais pessoas, etc.
E a praticidade que se ganha é fenomenal, pois, fazer o controle de chamados de TI permite documentar os problemas relativos à tecnologia e fica mais fácil organizar os chamados por categoria, urgência etc.
Ok, mais alguma coisa?
Sim, mais algumas coisas a apontar, controlar os chamados possibilita que a equipe de TI organize as demandas de acordo com seu grau de urgência, priorizando o atendimento das solicitações que exigem maior atenção.
Permite ainda que a equipe justifique a “demora” na resolução de um problema em detrimento dos demais, evitando qualquer tipo de desentendimento.
Auxilia também na definição dos prazos de solução o que evita momentos de procrastinação ou de improdutividade, bem como melhora o foco da equipe, uma vez que há um prazo para ser cumprido.
De acordo com o histórico de chamados, é possível avaliar qual é o tempo necessário para que um técnico seja capaz de sanar o problema.
A organização de prazos também auxilia a evitar a falha na comunicação, a cobrança excessiva por parte dos solicitantes, uma vez que os responsáveis conseguem oferecer um parecer sobre o andamento do chamado e uma previsão mais concreta de quando será dada a solução do mesmo.
As plataformas de chamados permitem que os responsáveis atualizem o status, informando ao solicitante “em que pé está” a solução de seu incidente, afinal feedback para quem espera é tudo.
Outro ganho fantástico é que é possível levantar dados relacionados aos chamados atendidos e medir, periodicamente, a evolução do atendimento, buscando corrigir problemas.
Assim, fica mais fácil identificar eventuais quebras, atrasos de produção e implementar melhorias para a produtividade da equipe.
Está convencido(a)?
A adoção de uma plataforma para controlar chamados não apenas garante a qualidade dos serviços prestados, mas garante a tranquilidade da rotina da equipe de suporte/TI.
Um equipe produtiva é capaz de executar projetos cada vez mais completos e com mais eficiência, obtendo resultados melhores e, consequentemente, lucros mais significativos para a empresa.
Para fazer um melhor controle dos chamados de TI, é fundamental utilizar uma plataforma moderna, ágil e responsiva.
Então, não perca tempo, experimente o Milldesk que é a solução certa para o seu suporte, melhore a experiência de seus usuários internos e externos com o sistema de chamados que fornece as funcionalidades mais inovadoras para o cotidiano de seu negócio.
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