7 dicas para melhorar a gestão de tempo da equipe de TI

A gestão de tempo da equipe de TI é um dos principais influenciadores na produtividade do time, e na eficiência das entregas. Saber como fazer este bom gerenciamento garante que o tempo de atendimento e a resolução de problemas dos clientes finais sejam sempre mais efetivos.

Melhorando a gestão de tempo de seu time de TI

O que é gestão de tempo?

Gestão de tempo é o processo de organização e planejamento, no qual o tempo é dividido entre atividades específicas.

O gerenciamento do tempo permite que você trabalhe de maneira inteligente e fácil, para que você seja mais produtivo, mesmo quando a disponibilidade de tempo não ‘é suficiente’ para realizar todas as demandas e as pressões são elevadas.

Realizar uma boa gestão de tempo, evita prejuízos em eficiência, bem como diminui o seu estresse.

Qual a importância da gestão de tempo da equipe de TI?

As equipes de tecnologia da informação são altamente demandadas diariamente, e por esse cenário a gestão de tempo da equipe de TI é tão importante.

E o mercado é implacável, mesmo com a recessão econômica atual, a área de TI continua a crescer. Por isso, saber realizar a gestão de times com alta produtividade se tornou fundamental.

E nesse momento, o aumento de produtividade é necessária para manter a empresa competitiva. A gestão de tempo da equipe de TI é feita demonstrando a maneira como seu time organiza e planeja as demandas e o quanto tempo será gasto em cada atividade específica.

Pode parecer contra-intuitivo dedicar um tempo precioso a aprender sobre gerenciamento de tempo, em vez de dar continuidade ao seu trabalho, mas os benefícios são enormes:

• Maior produtividade e eficiência
• Uma melhor reputação profissional.
• Menos estresse.
• Aumento das oportunidades de desenvolvimento.
• Maiores oportunidades para alcançar metas importantes de vida e carreira.

>> Saiba mais: Sua empresa está fazendo tudo para melhorar o atendimento ao cliente?

Principais impactos da falta de gerenciamento de tempo

Se seu time tem a sensação que o dia precisa mais que 24 horas, com certeza está sofrendo os impactos da má gestão do tempo. Por isso, deixar de fazer a gestão de tempo da equipe de TI pode trazer consequências indesejáveis:

• Prazos perdidos.
• Fluxo de trabalho ineficiente.
• Má qualidade do trabalho.
• Uma má reputação profissional e uma carreira paralisada.
• Níveis mais altos de estresse.

7 dicas para melhorar a gestão de tempo da equipe de TI

Dica #1 Conheça e otimize os processos

Sempre que você tiver como objetivo garantir a melhor gestão de tempo da equipe de TI é necessário conhecer todos os processos que são realizados.

As áreas de tecnologia da informação são compostas por rotinas que devem ser revistas e melhoradas periodicamente, para que todas as tarefas consideradas já atendidas ou obsoletas sejam eliminadas, mantendo a produtividade e eficiência.

Dica #2 Disponibilize uma infraestrutura adequada

Equipamentos de hardware antigos e softwares desatualizados e que não permitem integrações com outros sistemas sempre estarão diretamente ligados à produtividade do seu time. Quando a infraestrutura não contribui para a execução dos projetos em andamento é evidente que a gestão de tempo da equipe de TI será impactada negativamente.

Por isso, garanta sempre que hardwares, como computadores, tenham a tecnologia adequada para a sua operação, assim como sistemas que garantam a eficiência dos processos.

>> Saiba mais: O investimento em tecnologia para o suporte ao cliente.

Dica #3 Defina metas individuais e coletivas

Toda equipe de tecnologia sempre tem um objetivo a alcançar. Porém, muitas vezes, quando estes objetivos são apresentados de forma macro, pode haver um desalinhamento sobre como entregar.

Por isso, a gestão de tempo da equipe de TI está diretamente ligada definição de metas coletivas, que definem, passo a passo, quais são os goals intermediários que devem ser atingidos, bem como metas individuais, que mostrará como cada profissional irá contribuir para o objetivo maior.

Ter metas individuais e coletivas definidas, permite que a gestão de todo o projeto se torne mais simples. O que facilita identificar o quanto foi avançado, se há atrasos, o que está impactando no avanço e definir meios de melhoria contínua.

Dica #4 Garanta o desenvolvimento profissional do seu time

Não adianta você querer que a gestão de tempo da equipe de TI seja eficiente se seu time não conhece meios de fazê-lo.

Por isso, treinar a equipe para que ela sempre desenvolva habilidades para melhorar a qualidade da execução de seus processos é a melhor maneira de garantir a eficiência produtiva desejada.

Quais são as últimas metodologias que permitem trabalhos mais ágeis? Como os novos sistemas e softwares irão contribuir para a eficiência das demandas diárias? Saber que seu time de TI está em constante crescimento profissional acontece por meio de treinamentos constantes.

>> Saiba mais: Saiba como treinar seu help desk para lidar com o nervosismo dos clientes

Dica #5 Forneça feedbacks adequadamente

Nem sempre os colaboradores executarão as atividades de acordo com as expectativas, ou necessidades. Assim como, em alguns momentos um colaborador tomará alguma atitude que impacte a gestão de tempo da equipe de TI.

Sempre que ‘algo estiver fora do lugar’, levando a produtividade individual ou do time para caminhos que não deveriam seguir, é importante fornecer feedbacks estruturados.

Mas assim como feedbacks de melhoria são importantes, feedbacks positivos também o são.

Reconhecer o desempenho de um integrante do time, ou como a produtividade do time está de acordo, ou melhor, que o esperado, traz mais ânimo ao time viabilizando que a gestão de tempo da equipe de TI esteja sempre em processo de melhoria.

Dica #6 Tenha um programa de avaliação de desempenho

Se você desenvolveu metas individuais e coletivas a serem alcançadas, e está praticando feedbacks constantes, é importante ter formalizado um programa de avaliação de desempenho.

Ter a formalização do avanço te permite mostrar qual caminho o indivíduo ou o time está seguindo, e apresentar de maneira estruturada todo o status atual. Isso garante que suas análises não sejam feitas por feeling, além de garantir maior autoridade para estruturar a gestão de tempo da equipe de TI, assertivamente.

>> Saiba mais: Saiba como implementar requisitos de conformidade em seu helpdesk.

Dica #7 Faça pesquisas de clima organizacional

Aplicar diversas ações que impactem o trabalho do time de TI, pode gerar algum desgaste no time. E para que os novos processos voltados em melhorar a gestão de tempo da equipe de TI sejam adotados sem crises, é importante saber como os colaboradores estão se sentindo impactados.

Por isso, realizar pesquisas de clima organizacional garantem que a adesão seja feita, e que se mudanças forem necessárias, possam ser aplicadas o quanto antes.

E não se esqueça, sempre que alguém é ouvido, sente a importância que tem para a empresa, fortalecendo o relacionamento da gestão com o time técnico.

Conclusão

A gestão de tempo da equipe de TI deve ser alvo de todas as organizações que desejam se manter competitivas no mercado atual. Por isso, utilizar os principais meios de gerenciamento para alcançar esse objetivo é importante.

A gestão do tempo, impacta diretamente na produtividade e satisfação do time. Assim como reflete na relação com o cliente, gerando maior ou menor satisfação, de acordo com o tempo de resposta das solicitações e resoluções de problemas, por exemplo.

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