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No mundo de TI, onde um suporte rápido e eficiente pode definir a satisfação do cliente, os indicadores de desempenho de um Service Desk ou Help Desk são a bússola que guia equipes para melhores resultados. 

Neste artigo, vamos explorar quais são os principais indicadores de desempenho Help Desk e como otimizá-los para transformar o serviço de suporte em uma experiência encantadora.

O que são indicadores de desempenho de Help Desk?

Indicadores de desempenho de Help Desk são métricas utilizadas para monitorar, avaliar e aprimorar a qualidade do suporte oferecido. 

Esses dados medem desde a rapidez com que os atendimentos são realizados até a eficácia das resoluções. 

Help Desk sem métricas é como navegar em mares agitados sem bússola; você não sabe para onde está indo nem como está o desempenho da equipe.

Principais indicadores de desempenho de Help Desk.

Agora que entendemos o que são indicadores, vamos explorar os principais indicadores de desempenho Help Desk e como eles ajudam a guiar a equipe rumo ao sucesso.

1. Tempo Médio de Resolução (TMR).

O Tempo Médio de Resolução (TMR) é um dos indicadores mais críticos em qualquer Service Desk ou Help Desk, pois mede o tempo médio que a equipe leva para resolver um chamado, do início ao fim. 

Esse indicador revela não apenas a agilidade do atendimento, mas também a eficiência dos processos e o quanto a equipe está preparada para solucionar problemas. 

Um TMR elevado pode apontar problemas como complexidade dos processos, falta de treinamento ou até mesmo uma estrutura inadequada no fluxo de atendimento.

Como o TMR é calculado?

O cálculo do TMR é simples: basta somar o tempo total gasto para resolver todos os chamados em um período específico e dividir pelo número de chamados resolvidos. 

A fórmula básica é:

TMR = (Tempo total de resolução de chamados) / (Número de chamados resolvidos)

Por exemplo, se uma equipe de Help Desk resolve 100 chamados e gasta um total de 500 horas, o TMR será de 5 horas por chamado. 

Este número, embora simples, traz insights valiosos sobre a performance do time.

Por que o TMR é importante?

O TMR é diretamente ligado à satisfação do cliente, quanto mais rápido a resolução de um chamado, mais satisfeitos os clientes tendem a ficar

Um tempo elevado pode gerar frustração e impacto negativo na imagem do Service Desk, enquanto um TMR curto demonstra que a equipe é eficiente e que os processos estão bem estruturados. 

Além disso, o TMR também é fundamental para a produtividade interna, pois o tempo dedicado a cada atendimento reflete no volume total de chamados que uma equipe consegue resolver ao longo de um dia, semana ou mês.

Principais desafios que impactam o TMR.

O Tempo Médio de Resolução pode ser impactado por diversos fatores, incluindo:

  1. Complexidade dos Chamados: Chamados mais complexos ou técnicos naturalmente exigem mais tempo para serem resolvidos. Isso pode aumentar o TMR de toda a equipe se muitos desses chamados forem abertos ao mesmo tempo.
  2. Treinamento e Capacitação: Equipes pouco treinadas ou com lacunas de conhecimento tendem a ter maior dificuldade em resolver problemas rapidamente, o que afeta o TMR.
  3. Falta de Ferramentas Adequadas: Softwares que não oferecem uma visão completa do histórico do cliente ou não possuem integrações eficientes podem aumentar o tempo necessário para resolver um chamado.
  4. Processos Lentos ou Burocráticos: A falta de automação ou a presença de etapas desnecessárias tornam o fluxo de resolução mais lento, impactando diretamente o TMR.

Estratégias para reduzir o TMR.

Para otimizar o Tempo Médio de Resolução e torná-lo mais competitivo, é fundamental implementar algumas práticas que podem melhorar a agilidade e eficiência do Help Desk:

Como o Milldesk pode ajudar no TMR?

O Milldesk Help Desk Software oferece funcionalidades avançadas que facilitam a redução do Tempo Médio de Resolução

Com um workflow visual e ferramentas de automação integradas, o Milldesk otimiza o fluxo de atendimento, desde o registro do chamado até sua resolução. 

Além disso, o sistema oferece relatórios para monitorar o TMR e outros indicadores, permitindo ajustes rápidos para alcançar um atendimento mais eficiente e focado na satisfação do cliente.

2. Tempo de Primeira Resposta (TPI).

O Tempo de Primeira Resposta (TPI) é um indicador essencial em Help Desk e Service Desk, que mede o tempo que a equipe leva para dar o primeiro retorno ao cliente após o chamado ser aberto. 

Esse é o primeiro contato do cliente com o suporte após relatar o problema, e o TPI é determinante para a experiência inicial do cliente. 

Quanto menor o TPI, mais rápida a resposta inicial e, geralmente, maior a confiança do cliente de que será bem atendido.

Como o TPI é calculado?

Para calcular o TPI, basta medir o intervalo entre o momento em que o cliente abre o chamado e o instante em que o suporte faz o primeiro contato. A fórmula é:

TPI = (Tempo do primeiro contato – Tempo de abertura do chamado)

Se uma equipe recebe um chamado às 10h e responde pela primeira vez às 10h30, o TPI será de 30 minutos. 

Essa métrica reflete a rapidez da equipe em responder aos chamados, dando ao cliente uma ideia de quanto tempo a equipe leva para reconhecer o problema e começar a resolução.

Por que o TPI é importante?

O Tempo de Primeira Resposta é fundamental para criar uma boa impressão no cliente. 

Uma resposta rápida transmite ao cliente que seu problema é uma prioridade para a equipe de suporte. 

TPI elevado pode gerar insatisfação, enquanto um TPI baixo aumenta a confiança e a satisfação do cliente

Esse indicador também permite avaliar a agilidade da equipe em responder chamados e identificar possíveis gargalos no fluxo de atendimento.

Principais desafios que impactam o TPI.

O Tempo de Primeira Resposta pode ser afetado por uma série de fatores operacionais, incluindo:

  1. Volume de Chamados: Alta demanda pode sobrecarregar a equipe e estender o TPI, especialmente se houver um número limitado de agentes.
  2. Falta de Automação: Sem automação, a triagem de chamados pode consumir tempo valioso, atrasando a primeira resposta.
  3. Recursos Humanos Insuficientes: Equipes pequenas tendem a ter dificuldades em responder rapidamente a um volume grande de chamados, elevando o TPI.
  4. Processos Ineficientes: Fluxos de trabalho burocráticos e sem automação tornam a primeira resposta lenta e reduzem a capacidade da equipe de atendimento.

Como reduzir o Tempo de Primeira Resposta (TPI)?

Para reduzir o TPI e garantir um atendimento ágil e responsivo, considere as seguintes práticas:

Como o Milldesk pode ajudar no Tempo de Primeira Resposta (TPI)?

Com o Milldesk Help Desk Software, é fácil monitorar e gerenciar o Tempo de Primeira Resposta através do histórico detalhado de cada chamado, onde se pode visualizar exatamente quando o cliente foi contatado pela primeira vez. 

O sistema permite configurar triagens automáticas e alertas para que a equipe responda de forma rápida e consistente. 

Além disso, relatórios em tempo real sobre o TPI ajudam os gerentes a acompanhar o desempenho e a identificar pontos de melhoria de forma proativa.

3. Volume de Chamados Abertos X Resolvidos.

O indicador Volume de Chamados Abertos x Resolvidos é essencial para entender a capacidade de resolução da equipe de Help Desk ou Service Desk em relação à demanda de suporte. 

Esse indicador compara o número de chamados que são abertos e fechados em um determinado período, mostrando se a equipe consegue acompanhar o ritmo das solicitações ou se está acumulando pendências. 

Idealmente, a quantidade de chamados resolvidos deve acompanhar ou ultrapassar o número de chamados abertos, o que indica que a equipe está mantendo o fluxo de suporte sob controle.

Como monitorar o volume de Chamados Abertos X Resolvidos?

Para monitorar esse indicador, basta acompanhar o total de chamados abertos e resolvidos em um período específico, como diariamente, semanalmente ou mensalmente. 

A comparação entre esses dois números revela se a equipe está sobrecarregada ou se consegue responder à demanda. 

Uma análise constante do Volume de Chamados Abertos x Resolvidos permite à equipe ajustar rapidamente seus recursos ou processos para evitar acúmulo.

Por que esse indicador é importante?

Esse indicador oferece insights sobre a eficiência do Help Desk e ajuda a identificar rapidamente possíveis gargalos operacionais. 

Quando o número de chamados abertos é consistentemente maior que o de chamados resolvidos, isso pode indicar que a equipe está sobrecarregada ou que existem processos ineficazes. 

Esse cenário pode levar ao acúmulo de tickets e, com o tempo, impactar a satisfação dos clientes e a qualidade do suporte. 

Por outro lado, uma proporção equilibrada entre chamados abertos e resolvidos indica que o fluxo de trabalho está sob controle e que a equipe está dando conta da demanda.

Desafios que impactam o volume de Chamados Abertos X Resolvidos.

O equilíbrio entre chamados abertos e resolvidos pode ser afetado por diversos fatores, como:

  1. Flutuação de Demanda: Períodos de alta demanda ou sazonalidade podem elevar o número de chamados abertos, dificultando que a equipe mantenha a resolução no mesmo ritmo.
  2. Tamanho da Equipe e Recursos Disponíveis: Equipes pequenas ou com poucos recursos podem ter dificuldades para acompanhar o volume de chamados, especialmente se a demanda cresce repentinamente.
  3. Processos de Atendimento: Se os fluxos de trabalho são lentos ou pouco eficientes, a equipe tende a levar mais tempo para resolver cada chamado, o que aumenta o acúmulo.
  4. Complexidade dos Problemas: Chamados que exigem mais tempo para serem resolvidos tendem a comprometer a capacidade de resolução geral, pois a equipe pode ficar ocupada com questões mais complexas.

Estratégias para otimizar o indicador Volume de Chamados Abertos X Resolvidos.

Para otimizar a relação entre chamados abertos e resolvidos, algumas práticas podem ajudar:

Como o Milldesk pode ajudar no Volume de Chamados X Resolvidos?

O Milldesk Help Desk Software oferece uma visão detalhada do volume de chamados abertos e resolvidos em tempo real, facilitando a gestão e o equilíbrio do fluxo de trabalho.

Com ferramentas de automação, atribuição inteligente e relatórios customizáveis, o Milldesk permite uma visualização clara da performance da equipe, além de ajudar a identificar rapidamente gargalos. 

Esses recursos possibilitam que o Service Desk mantenha o equilíbrio entre a entrada e a resolução de chamados, evitando acúmulos e garantindo um atendimento ágil e eficiente.

4. Taxa de Reabertura de Chamados.

A Taxa de Reabertura de Chamados é um indicador crucial para medir a eficácia do Help Desk ou Service Desk em resolver problemas de forma completa na primeira tentativa.

Esse índice representa a porcentagem de chamados que foram resolvidos mas, posteriormente, reabertos pelo cliente devido à falha na resolução inicial ou por questões relacionadas ao mesmo problema. 

Quanto menor a taxa de reabertura, melhor é a qualidade do atendimento e a eficácia da solução oferecida pela equipe de suporte.

Como calcular a taxa de Reabertura de Chamados?

Para calcular a Taxa de Reabertura de Chamados, divida o número de chamados reabertos pelo total de chamados resolvidos em um determinado período e multiplique por 100 para obter a porcentagem:

Taxa de Reabertura = (Chamados Reabertos / Chamados Resolvidos) x 100

Por exemplo, se em um mês a equipe resolveu 500 chamados, e 50 deles foram reabertos, a taxa de reabertura seria de 10%. Esse número fornece uma visão clara sobre a consistência das resoluções da equipe.

Por que a taxa de Reabertura de Chamados é importante?

A Taxa de Reabertura é um reflexo direto da qualidade das soluções e da satisfação do cliente. Uma taxa elevada sugere que os problemas não estão sendo resolvidos de forma eficaz ou que os agentes podem não estar entendendo completamente as necessidades do cliente. 

Além de impactar a experiência do usuário, uma alta taxa de reabertura sobrecarrega a equipe de suporte, pois aumenta o volume de chamados que poderiam ter sido evitados com uma resolução adequada na primeira interação.

Fatores que impactam a taxa de Reabertura de Chamados.

Existem diversos fatores que podem influenciar o aumento da taxa de reabertura, incluindo:

  1. Falta de Diagnóstico Completo: Quando os agentes não analisam o problema em sua totalidade, o cliente pode acabar enfrentando o mesmo problema, reabrindo o chamado.
  2. Resoluções Parciais: Em alguns casos, uma solução parcial ou temporária pode ter sido aplicada, sem resolver completamente o problema original.
  3. Falhas de Comunicação: A falta de clareza ou de detalhes nas orientações fornecidas ao cliente pode levar ao mal-entendido sobre a solução, resultando na reabertura.
  4. Atualizações no Sistema ou Ambiente do Cliente: Em ambientes complexos, mudanças feitas no sistema do cliente podem reativar o problema, ainda que a solução original tenha sido correta.

Estratégias para reduzir a taxa de Reabertura de Chamados.

Reduzir a taxa de reabertura requer práticas que garantam resoluções mais completas e uma comunicação eficaz. 

Algumas estratégias incluem:

Como o Milldesk pode ajudar a controlar a taxa de Reabertura de Chamados?

O Milldesk Help Desk Software oferece uma visualização clara e relatórios completos sobre a Taxa de Reabertura de Chamados, permitindo que a equipe de suporte monitore esse índice e ajuste seus processos para mantê-lo baixo. 

Com ferramentas que facilitam o diagnóstico completo e o histórico detalhado dos chamados, o Milldesk ajuda os agentes a entenderem o contexto do cliente e resolverem os problemas de forma definitiva. 

Além disso, a integração com uma Base de Conhecimento e fluxos de trabalho estruturados aumenta a precisão e eficiência das soluções.

5. Índice de Satisfação do Cliente (CSAT).

O Índice de Satisfação do Cliente (CSAT) é uma das métricas mais valiosas para medir a percepção dos clientes em relação ao atendimento do Help Desk ou Service Desk. Esse indicador capta, de maneira direta e objetiva, o nível de satisfação dos usuários após o fechamento de um chamado, geralmente por meio de uma pesquisa simples que pergunta ao cliente se ele está satisfeito com a solução apresentada. Com uma escala de respostas que vai de “muito satisfeito” a “muito insatisfeito”, o CSAT permite que a equipe avalie o impacto de seu atendimento em tempo real.

Como calcular o Índice de Satisfação do Cliente (CSAT)?

O cálculo do CSAT é feito com base na porcentagem de respostas positivas sobre o total de avaliações recebidas. A fórmula é simples:

CSAT = (Número de Respostas Positivas / Total de Respostas) x 100

Por exemplo, se em um mês foram realizadas 100 avaliações e 85 delas foram positivas, o índice de satisfação seria de 85%. 

Um alto CSAT indica que a equipe está atingindo ou superando as expectativas dos clientes, enquanto um índice baixo pode sinalizar áreas de melhoria.

Por que o Índice de Satisfação do Cliente é Importante?

O CSAT oferece uma visão clara sobre a qualidade do atendimento e a experiência do cliente com a equipe de suporte. 

Satisfação é um dos principais indicadores de fidelização, e clientes satisfeitos tendem a se tornar mais leais e propensos a recomendar os serviços. 

Além disso, um CSAT elevado fortalece a imagem da empresa e ajuda a construir um relacionamento sólido com os clientes, enquanto um CSAT baixo pode ser um alerta de que ajustes são necessários para melhorar o atendimento.

Principais fatores que influenciam o CSAT.

Vários fatores podem impactar o índice de satisfação, incluindo:

  1. Tempo de Resolução: Clientes geralmente valorizam um atendimento rápido, e um tempo de resolução longo tende a afetar negativamente a satisfação.
  2. Qualidade da Solução: Soluções completas e definitivas aumentam a confiança dos clientes, enquanto respostas parciais ou temporárias podem frustrá-los.
  3. Comunicação e Empatia: A forma como os agentes se comunicam e a capacidade de entender a perspectiva do cliente são fundamentais para um atendimento satisfatório.
  4. Disponibilidade de Informações: O acesso a uma Base de Conhecimento ou FAQs úteis permite que o cliente resolva alguns problemas de forma autônoma, o que pode melhorar a satisfação geral.

Estratégias para otimizar o CSAT.

Para aumentar o CSAT, algumas estratégias de aprimoramento são:

Como o Milldesk pode ajudar a melhorar o CSAT?

O Milldesk Help Desk Software oferece recursos de pesquisa de satisfação integrados, permitindo que as empresas monitorem o CSAT em tempo real. 

Com relatórios detalhados, histórico dos chamados e acompanhamento da performance de cada agente, o Milldesk auxilia no controle e análise de fatores que impactam a satisfação. 

Além disso, ferramentas de automação e uma Base de Conhecimento acessível facilitam o atendimento rápido e completo, promovendo um suporte de alta qualidade que eleva o CSAT.

Medir o sucesso não é apenas verificar a eficiência da equipe de Help Desk, mas também avaliar o impacto dessas métricas no crescimento da empresa. 

Ao analisar os indicadores com consistência, é possível ajustar processos e estratégias para melhorar a experiência do cliente e maximizar os resultados.

Por que é tão importante utilizar os indicadores de Help Desk?

As métricas de Help Desk são fundamentais para entender o desempenho da equipe, identificar gargalos e corrigir falhas. 

Sem essas métricas, a gestão se torna cega e a melhoria contínua fica apenas na teoria. 

Utilizar métricas é garantir que o cliente seja atendido com qualidade e rapidez, promovendo uma experiência positiva e eficaz.

O que fazer para melhorar a produtividade e o desempenho destes indicadores?

O aprimoramento dos principais indicadores de desempenho do Help Desk e Service Desk exige estratégias práticas que elevem a produtividade da equipe e garantam um atendimento de alta qualidade. 

Focar em técnicas específicas para melhorar indicadores como Tempo Médio de Resolução (TMR), Tempo de Primeira Resposta (TPI), Taxa de Reabertura de Chamados, entre outros, ajuda a otimizar o atendimento e garantir que os usuários tenham suas demandas atendidas com rapidez e eficácia. 

A seguir, destacamos algumas práticas essenciais para turbinar a produtividade e o desempenho:

1. Investir em treinamento e capacitação constante.

Treinamentos regulares são essenciais para manter a equipe atualizada sobre as melhores práticas de atendimento e resolução de problemas. 

Quando os agentes de suporte têm conhecimento técnico profundo e acesso a métodos eficazes de diagnóstico e resolução, o impacto positivo se reflete em indicadores como o Tempo Médio de Resolução (TMR) e a Taxa de Resolução na Primeira Interação

Capacitar a equipe também aumenta a segurança nas interações e reduz o número de reaberturas, já que as soluções são mais completas.

2. Automatizar tarefas rotineiras.

A automação de tarefas repetitivas libera tempo dos agentes, permitindo que eles se concentrem em casos mais complexos. 

Recursos como respostas automáticas para dúvidas frequentes, FAQ interativo e fluxos automatizados de categorização de chamados podem ser configurados no Milldesk Help Desk Software para aumentar a eficiência do atendimento. 

Isso impacta diretamente no Tempo de Primeira Resposta (TPI) e na Taxa de Satisfação do Cliente (CSAT), pois os clientes têm respostas imediatas para dúvidas comuns, e os agentes conseguem focar em resolver casos críticos.

3. Utilizar uma base de conhecimento robusta.

Uma Base de Conhecimento detalhada é um dos maiores aliados da produtividade. 

Disponibilizar artigos, tutoriais e soluções passo a passo para problemas comuns reduz o número de chamados e ajuda os clientes a resolverem dúvidas por conta própria, impactando a Taxa de Reabertura de Chamados e o volume de Chamados Abertos x Resolvidos

Além disso, ter acesso rápido a essas informações permite que os agentes respondam com mais precisão e agilidade, melhorando o Tempo Médio de Resolução (TMR).

4. Monitorar e analisar os indicadores com regularidade.

Acompanhar os indicadores de desempenho em tempo real é fundamental para identificar gargalos e ajustar estratégias rapidamente.

Relatórios periódicos permitem que a equipe gerencial identifique padrões, ajuste fluxos de trabalho e tome decisões proativas para melhorar o atendimento. 

No Milldesk, é possível acessar relatórios completos de cada indicador, possibilitando uma análise detalhada do desempenho do Service Desk e a adoção de ajustes específicos para otimizar o TPI, CSAT e demais métricas.

5. Implementar políticas de feedback contínuo.

Feedback dos clientes é uma poderosa ferramenta para aprimorar o atendimento.

Perguntar aos usuários como eles avaliam a experiência logo após o fechamento de um chamado ajuda a detectar áreas que precisam de melhoria e destaca boas práticas que estão funcionando. 

Esse ciclo de feedback contínuo também contribui para a motivação dos agentes, pois oferece insights diretos sobre o impacto positivo de seu trabalho.

Como potencializar a melhora desses indicadores?

O Milldesk Help Desk Software é projetado para otimizar todos os aspectos do atendimento ao cliente, oferecendo ferramentas que facilitam o monitoramento e a gestão dos principais indicadores de performance. 

Com funcionalidades de automação, Base de Conhecimento integrada e relatórios detalhados, o Milldesk permite que as empresas acompanhem e melhorem o TMR, TPI, Taxa de Reabertura e muitos outros indicadores com precisão. 

Além disso, a integração multicanal e os recursos avançados de monitoramento tornam o atendimento mais ágil e eficiente, encantando os clientes e melhorando o CSAT.

Milldesk: o sistema perfeito para encantar seus clientes.

A escolha do software certo de Help Desk é fundamental para alcançar excelência. 

O Milldesk Help Desk Software foi desenvolvido para dar suporte completo à sua equipe, com funcionalidades avançadas que facilitam o monitoramento e a otimização de todos esses indicadores. 

Desde a automação do atendimento até relatórios detalhados, o Milldesk é a ferramenta ideal para transformar seu Service Desk em um diferencial competitivo.

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