Dicas de suporte ao cliente para escritório de contabilidade!

Foi-se o tempo que ser apenas “bom” no seu segmento de mercado era suficiente. Vivemos uma outra realidade, onde há diversas empresas atuando no mesmo campo de atuação e todas tem de lidar com uma variável do mercado: o novo cliente/consumidor. 

Os novos clientes/consumidores são extremamente conscientes de seu valor, pesquisam, esperam mais que apenas o necessário, querem ser muito bem atendidos e até mesmo querem uma experiência incrível.  

Como bem sabemos, um cliente insatisfeito, tende a repassar a sua experiência negativa a muitas pessoas e assim contribuir para a criação de uma imagem negativa da marca. 

Mas uma vez fidelizado(a), o cliente satisfeito tende a ser um forte aliado da marca ou empresa. 

E isso também se aplica com certeza aos clientes de escritórios contabilidade… Porém, sabemos que é muito fácil se perder no dia a dia em meio à lida diária da contábil… 

Afinal, que atire a primeira pedra quem nunca se viu imerso em um mar de rotinas fiscais e tributárias como: folhas de pagamentos, declarações, etc. E assim sendo, fica fácil esquecer do 1 a 1 com o cliente, não dando a devida atenção aos gestores que confiam suas empresas nas mãos do escritório. 

A verdade é que um escritório contabilidade que sabe se relacionar com sua clientela, possui um grande diferencial competitivo na largada, já que assim tem a possibilidade de se comunicar melhor com seus clientes e granjear uma boa reputação no mercado. 

Confira a seguir algumas dicas para que o seu escritório contábil possa melhorar o relacionamento com o cliente de modo eficiente e, assim, obter todos os benefícios que essa prática traz. Acompanhe! 

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Em primeiro lugar: veja qual a importância do suporte ao cliente para o seu escritório contabilidade. 

Na verdade toda e qualquer empresa que se preze deve fazer do atendimento ao cliente sua prioridade, quer se trate de empresa de produtos, quer se trate de empresa de serviços. 

E um bom escritório de contabilidade não está isento dessa verdade! Afinal, a partir de um suporte eficiente você consegue gerar mais valor aos serviços ofertados, o que contribui para a construção de uma boa reputação ante a clientela. 

Seja em uma comunicação por via direta (pessoalmente, por e-mail, telefonemas etc), seja em uma comunicação indireta, a ideia aqui é compreender melhor a demanda do cliente, estabelecendo um relacionamento mais próximo.  

Ainda mais no cenário atual, cada vez mais globalizado e digital, é fundamental apostar na excelência dos serviços, não só para sua clientela, mas também, para o seu time. Afinal, você também quer fidelizar seus clientes não quer? Quem sabe até mesmo gerar recorrência, atrair mais interessados por meio de recomendações, não é mesmo? 

Você deve estar se perguntando: “ok, tudo muito lindo, tudo muito maravilhoso, mas na prática como eu faço tudo isso?” . Então vamos lá! 

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Garanta o cumprimento dos prazos. 

Dentre outros fatores, querendo ou não, muito da credibilidade de um escritório contábil passa pelo cumprimento de prazos. Afinal, esse cuidado deixa claro que o quanto sua empresa de contabilidade está realmente preocupada com o cliente.

O ideal, portanto, é ficar extremamente atento às datas estipuladas pela Receita Federal para o envio correto de todas as obrigações. Até porque, como você bem sabe, em diversos casos, pode haver penalizações e com certeza multas bem salgadas.

Sabe aquelas notas fiscais que você precisa dar entrada todo mês? Imagina estas solicitações registradas com facilidade no Milldesk através de uma classe só pra ela no catálogo de serviços? Com um bom software fica mais prático facilitar os processos burocráticos da sua contabilidade e ter grandes ganhos em sua produtividade!

>> Saiba mais: Metodologia ágil X Metodologia tradicional – quem é quem?

Ouça os clientes do seu escritório de contabilidade como se não houvesse amanhã!

Ouvir, ouvir, ouvir e agir! Esse deve ser o mantra do seu escritório contábil. A ideia deve ser sempre encontrar a solução, instrução, perfeita para qualquer que seja o problema apresentado pelo cliente.  

Com esse propósito em mente, ouça as sugestões, reclamações e veja o que está incomodando o cliente. Se não for possível ajudá-lo prontamente, deixe claro que não possui uma resposta, mas que irá buscar a melhor alternativa.

Seja transparente, sincero, pois tais atitudes fortalecem o relacionamento e aumentam a eficiência do atendimento! 

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Disponibilize um FAQ e agilize o suporte ao cliente no seu escritório contábil! 

Por mais que seu escritório de contabilidade tenha contato constante com os clientes, na prática, a comunicação ineficiente ainda é bem comum no mercado contábil.  

Aí surge frustração por parte dos clientes, que não têm suas dúvidas respondidas ou suas demandas atendidas. Isso gera ansiedade e pode colocar em xeque o relacionamento e a confiança existentes. 

Você com certeza já deve ter reparado que muitos clientes possuem as mesmas dúvidas, não é mesmo? Para reduzir a quantidade de atendimento direto e agilizar a resolução de dúvidas, você pode utilizar ferramentas para dar mais eficiência ao seu suporte ao cliente. Uma das principais delas é a Frequently Asked Questions (FAQ). 

Como o próprio nome diz, essa ferramenta já possui respostas pré-definidas às questões mais frequentes dos consumidores, de modo que eles não precisem aguardar o contato de algum atendente para solucionar dúvidas. 

O recurso do FAQ permite que seu cliente tenha autonomia para fazer uma pergunta na área de busca do seu site e encontrar respostas específicas (ou relacionadas) ao tema que ele busca. 

Com isso, seu cliente ganha agilidade para sanar questões do dia a dia sem ter que parar para pedir ajuda.  

Você pode colocar um FAQ por exemplo no site da sua empresa, no blog ou ter um no software de suporte, para fornecer respostas as principais dúvidas dos seus clientes. 

>> Saiba mais: Sua empresa está fazendo tudo para melhorar o atendimento ao cliente?

Tenha uma equipe qualificada no seu escritório contábil. 

E quando falamos em equipe qualificada não estamos apenas nos referindo aos outros técnicos, contadores do seu escritório, mas também de outros colaboradores. 

Secretária, assistentes, estagiários, por exemplo, também devem ser devidamente capacitados para fazer o melhor trabalho possível. 

Treine sua equipe para que todos estejam alinhados e preparados para atender sua clientela de modo prestativo e eficaz. 

Aposte também, na capacitação constante, incentivando e promovendo treinamentos com o objetivo de atualizar o conhecimento da equipe. Isso deve ser feito principalmente quando há modificações na legislação contábil e fiscal ou mudanças obrigatórias na rotina. 

  Assim, o escritório conquistará mais produtividade, agilidade e economia. 

>> Saiba mais: ROI de investimentos em treinamento e capacitação.

Adote uma plataforma de atendimento ao cliente para garantir que nenhuma solicitação fique esquecida em um e-mail ou bilhete. 

Crie canais de atendimento rápido, com bons recursos (FAQ, base de conhecimento, por ex), por meio do qual o cliente possa tirar suas dúvidas sem precisar esperar muito tempo pela resposta.

Um bom software de suporte ao cliente pode ser esse elo entre você e a satisfação do cliente do seu escritório contábil. Eficiência é, e sempre será, a palavra chave para qualquer tipo de negócio, independente do canal: telefone, e-mail ou qualquer outro.  

Centralizar os contatos com a sua base de clientes em um software de atendimento, permite gerenciar as demandas, identificando rapidamente problemas críticos que precisam de atenção imediata e assuntos para os quais sua equipe pode se planejar para atender.  

Além disso, esse tipo de solução mantém um histórico das solicitações de atendimento para consulta.  

E mais, um bom software para atendimento ao cliente permite medir o desempenho de cada colaborador, bem como da equipe como um todo, por meio de relatórios gerenciais, permitindo avaliar a qualidade no atendimento prestado. 

>> Saiba mais: Saiba porque a automação do help desk otimiza a performance empresarial

Implemente um programa de Compliance no seu escritório de contabilidade.

O termo compliance se origina no verbo “to comply”, que significa “fazer cumprir”, e pode ser compreendido como “estar em conformidade”, em uma conceituação mais atual.

Tal conceito surgiu da preocupação das empresas americanas, principalmente nos setores farmacêutico e bancário, com algumas regras instituídas pelo governo, ainda no início do século XX. Ou seja, não se trata de um assunto assim tão novo.

Contudo, a partir dos idos de 1970, foram criadas outras normas visando evitar e punir a prática de suborno no comércio internacional. A partir daí, as empresas que quisessem expandir a sua atuação, sem importar o segmento, teriam que se adequar a tais leis. Por isso, elas acabaram criando departamentos e programas de compliance.

Aqui no Brasil a prática do compliance começou a ser adotada ali pelo final dos anos 90 e início dos anos 2000. Graças à influência das grandes multinacionais.

Basicamente, transportando para o mundo da contabilidade, visa assegurar o cumprimento das normas, garantindo que o escritório esteja atento às atualizações da área contábil.

Novamente, é necessário contar com softwares especializados, dentre estes, um de suporte ao cliente, que otimize os processos executados e aumente a interação com os clientes. 

>> Saiba mais: Saiba qual a ferramenta certa de help desk para sua empresa!

Foque na fidelização daqueles que já são clientes do seu escritório contábil. 

Sua preocupação deve ir além das rotinas contábeis e da atração de novos clientes. Também é necessário fidelizar os clientes já adquiridos para assegurar um bom fluxo de caixa independentemente do que estiver acontecendo na economia.

Nesse sentido, o segredo está em sempre buscar criar ações diferentes e ultrapassar o básico.

Ofereça novos serviços, seja criativo(a), afinal você mais do que ninguém sabe em quais outras áreas pode gerar valor para os clientes do seu escritório de contabilidade.

Mas só para dar uns exemplos: assessoria contábil, homologações sindicais, alteração de contratos, elaboração de relatórios financeiros mensais, desenvolvimento de estudos contábeis para controlar e garantir o crescimento das finanças etc. 

Agora é com você!

>> Saiba mais: Como o help desk pode fidelizar o cliente no pós-venda.

Implemente estratégias de Customer Success no seu escritório de contabilidade. 

Se engana quem acha que Customer Success é coisa apenas de startups. 

O processo de pós-venda em um escritório de contabilidade geralmente oferece suporte técnico após o fechamento de venda do serviço, respondendo dúvidas e resolvendo problemas pontuais que seu cliente venha a ter com um profissional focado em atendimento ao cliente. 

A metodologia do Customer Success vai além, não apenas oferecendo o suporte de forma proativa, mas também garantindo que o profissional acompanhe todas as etapas que envolvem a contratação do serviço e possa antecipar os problemas do cliente com o serviço e garanta, enfim, o sucesso. 

Em um modelo de serviço de assinatura mensal, como uma consultoria financeira, contábil, o Customer Success coloca o consumidor no centro e faz o acompanhamento junto ao cliente, estando presente e sendo responsável pelo primeiro sucesso do consumidor ao usufruir do serviço. 

Os caminhos para melhorar a comunicação com o cliente e seu relacionamento são vários, mas todos envolvem pensamento de longo prazo e a necessidade de colocar o consumidor no foco de toda estratégia. 

Por isso, é preciso que a equipe de seu escritório de contabilidade seja incentivada e preparada para agir de acordo com uma estratégia direcionada à gestão de relacionamento com o cliente.

>> Saiba mais: Customer Success: faz o quê mesmo?

Aposte nas redes sociais do seu negócio contábil.

Esses canais de atendimento devem ser mais explorados também pelos contadores, que ainda perdem boas oportunidades de negócio por deixarem essas mídias de lado. Pronto para se atualizar? 

Comece criando perfis no Facebook, LinkedIn e até mesmo Instagram, para compartilhar dicas, insights informações sobre o escritório, gerar valor para o seu público, além de interagir com eles.

A grande sacada nessas plataformas é: sempre que um potencial cliente entrar em contato, responda rapidamente. 

>> Saiba mais: SAC 4.0 transformações sociais e a interatividade na web

Pra finalizar…

Em um mercado cada vez mais competitivo, ter diferenciais que possam agregar valor ao seu cliente pode ser fundamental para que você consiga não apenas novas contas, mas fidelizar os clientes já conquistados.

Coloque foco total na produtividade e atendimento do seu escritório de contabilidade, e assim você logrará êxito em ser ainda mais eficiente na rotina operacional e otimizar custos e oferecer o suporte mais ágil para seus clientes!

Teste agora mesmo o Milldesk e facilite os processos burocráticos da sua contabilidade e tenha grandes ganhos de produtividade de seus colaboradores e satisfação da sua clientela.