Como ter um Service Desk estruturado?

O Service Desk é um serviço cada vez mais valorizado dentro das organizações e serve para centralizar as necessidades de uma empresa em um único lugar, registrando entrada e saída de pedidos de suporte e manutenção, para ter um maior controle sobre o que foi feito.

Diferente do Help Desk, que digamos, soluciona problemas mais corriqueiros, o Service Desk é utilizado para danos operacionais classificados como “nível 2”.

Geralmente esses incidentes apresentam um grau de complexidade maior, como paradas repentinas em servidores e problemas em gerenciadores de e-mail, por exemplo e que demandam tratamento de processos para incremento de qualidade na prestação de serviços.

E nada como ter um Service Desk bem estruturado, não verdade? Todos ganham: a empresa, os clientes e os próprios técnicos!

Mas o que você precisa para montar um Service Desk que, de fato, cumpre seu objetivo e entrega resultados?

Vamos conferir algumas dicas simples na hora de estruturar seu Service Desk:

Aposte na felicidade do usuário: coloque-o em evidência!

A verdade é uma só: empresas que colocam seus usuários no centro de suas operações, tendem a ficar em evidência, vide; Disney, Uber, Netflix, Nubank que gostam de envolver o cliente em uma experiência de atendimento cativante, e isso traz resultados positivos para o caixa dessas companhias.

Mesmo que sua empresa não seja uma gigante como as acima mencionadas, isso não é impeditivo para que seu suporte envolva seus usuários torne prazerosa a experiência de entrar em contato seu Service Desk.

Como fazer isso?

De início, uma dica simples, porém poderosa, é pensar em definir ações práticas para cada etapa, exemplo: quando o usuário abrir um chamado, o responsável pela triagem ou uma automação enviará um e-mail informando o prazo de atendimento e o status em que o chamado se encontra.

Se você não é Omnicanal, está na hora de ser: ofereça mais de um canal de comunicação para seus usuários.

Não torne mais difícil a vida do usuário, seja acessível e é necessário acompanhar as tendências que norteiam a vida dos seus consumidores. Por isso, além do telefone, email, site, portal do cliente, ofereça atendimento via redes sociais e WhatsApp.

Fique atento(a): a palavra de ordem nesses canais é agilidade, os consumidores esperam uma resposta rápida, o que é um grande desejo no mercado.

Use e abuse da tecnologia, é importante prover uma experiência mais moderna para os usuários, um bom software de suporte pode ser um grande aliado de sua empresa, na busca pela satisfação de seus clientes.

Além de possuir uma infinidade de recursos, desde base de conhecimento, criação de catálogo de serviços, até histórico dos chamados, um sistema de Help Desk/Service Desk de ponta ajuda a potencializar ainda mais a gestão do atendimento de sua organização e se adequa perfeitamente às necessidades da sua empresa.

Estabeleça as métricas, indicadores do seu Service Desk.

O que é medido pode ser melhorado e gerenciado, vale para a tecnologia e também para os negócios e uma boa forma de medir o desempenho de seu Service Desk é estabelecendo alguns KPI´s (Key Performance Indicator).

São nada mais que indicadores de desempenho e servem para medir se uma ação ou conjunto de iniciativas estão trazendo os resultados almejados por uma empresa ou área de negócio.

Identifique seus indicadores chaves de desempenho e comece a acompanhá-los, neste link há um texto (clique aqui) onde apontamos algumas métricas que você precisa ter sempre em mente.

Se você já utiliza as métricas indicadas no texto mencionado, ótimo, já é hora de pensar em KPI´s secundários como: performance individual de cada técnico, número de chamados repetidos, percentual de incidentes resolvidos remotamente, etc, tudo que for útil para alcançar os objetivos da empresa e possa ser medido é sempre bem vindo.

Pare de tratar seu time de suporte/TI como o “Severino faz tudo”.

Já falamos sobre isso aqui, mas não custa repetir: pare de tratar o seu departamento de suporte/TI como o “Severino faz tudo”, você precisa definir um escopo claro de atuação para seu cliente, e uma descrição de serviços (job description) para seus colaboradores.

Todos precisam estar com as expectativas alinhadas, caso contrário, as dores de cabeça certeiras, com pedidos que poderiam ser tratados como fora de escopo.

Por isso é extremamente importante ter definido o seu catálogo de serviços, com tudo aquilo que faz parte de seu escopo e o que não faz parte de dele, assim nem sua equipe e nem seus usuários se frustrarão.

Tenha uma boa base de conhecimento.

A base de conhecimento é uma das melhores aliadas do time de TI, pois ela permite que seu usuário consiga resolver um problema sozinho.

E blinda sua equipe de abrir aquele chamado desnecessário.

Com uma base de conhecimento robusta, sua equipe fica livre para resolver incidentes mais difíceis.

Além do mais, possuir uma base de conhecimento o ajudará a estabelecer um padrão de resposta para os chamados, auxiliará no aumento da solução no primeiro nível, além de diminuir o tempo da solução de problemas e possibilitar o atendimento 24 hora por dia.

Você ainda democratiza o conhecimento e evita que existam os atendentes “queridinhos” dos clientes, pois todos possuem condições de consultar a informação e oferecê-la ao cliente.

Ainda ganha agilidade, pois, possibilita que os incidentes sejam solucionados de forma ágil só pela informação disponibilizada de forma fácil. Com uma base de conhecimento, você consegue potencializar a quantidade de atendimentos do seu Service Desk.

Por isso, ofereça o autoatendimento para o usuário, dê ao usuário a chance de resolver o problema dele sozinho e só contate o suporte se for realmente necessário.

Comunique-se com seu usuário, deixá-lo frustrado não é opção.

Extremamente importante e poupa muitos dissabores, afinal, isso ajuda o usuário a saber que você está trabalhando no problema dele.

Quando você esquece de fazer isso, aumenta as chances de deixar o usuário frustrado e muito provavelmente, “no seu pé” constantemente, até que o problema seja resolvido.

Por isso, dê retornos rápidos e claros ao cliente informando sobre o andamento da atividade, principalmente, se algum atraso for ocorrer.

Um bom sistema de Service Desk permite que seus usuários acompanhem o andamento dos chamados, o Milldesk além de ter um painel web amigável, simples e intuitivo para a abertura e acompanhamento, permite que os chamados sejam avaliados.

Esperamos que tenham gostado das dicas desse artigo, e melhor ainda, que você possa aplicá-las hoje mesmo em seu Service Desk!