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O home office é uma tendência crescente, especialmente após a pandemia de 2020, afinal, trabalhar de casa foi uma das saídas para diminuir o contágio da covid-19.
Este método de trabalho vem sendo adotado por diversas empresas, não só no Brasil, mas também ao redor do mundo.
E o prestador de serviços da área de suporte técnico é um dos profissionais com maior facilidade para aderir ao home office e ao modelo de trabalho remoto.
Porém, para dar certo, o home office não pode ser feito de qualquer jeito, simplesmente mandando os colaboradores para suas casas, recomendando meia dúzia de ferramentas de comunicação e sem organização.
É necessário que os gestores estabeleçam regras e boas práticas para garantir que essa prática seja benéfica para todos.
Mas, antes de irmos para as dicas propriamente ditas, vamos esclarecer: o que afinal é esse tal de home office que está todo mundo falando?
Quer saber mais sobre como trabalhar home office?
Confira as dicas que selecionamos para você e saiba tudo sobre o assunto!
12 dicas sobre como trabalhar home office de forma eficiente!
Apesar da tradução literal indicar que o termo home office significa “escritório em casa”, na verdade, ele não se limita apenas a isso.
Os profissionais que atuam por meio desse regime de trabalho podem optar por locais alternativos que não sejam um escritório.
Nesse caso, o profissional em home office pode muito bem levar o seu notebook e smartphone para qualquer local que permita acesso à internet e assim executar as suas tarefas.
Tais lugares podem ser uma casa, um coffee shop, o saguão de um hotel, um aeroporto, um parque ou um coworking.
Mas tratando-se de pandemias, como foi a de 2020, o recomendado é empreender a atividade de trabalhar em casa.
Vale ressaltar que o home office não é uma modalidade acessível para todos os tipos de atividades e profissionais.
Obviamente, profissionais da construção civil e outros tipos de trabalhos que demandam força física ou presença, não têm como exercer suas atividades laborativas em casa.
Por isso, o home office é uma modalidade de trabalho mais indicada para algumas profissões que dependem apenas de um computador e uma boa conexão com a internet. Em linhas gerais, existem dois tipos de subdivisões:
100% Remoto: não é necessário que o colaborador compareça na sede ou escritório da empresa, mesmo que eventualmente.
Home Office Híbrido: a empresa oferece as opções remoto e/ou também no escritório, para reuniões pontuais, semanais, mensais, por exemplo.
Confira a seguir 12 dicas sobre como trabalhar home office de forma eficiente!
1. Conheça as vantagens e desvantagens do trabalho home office
Vantagens do trabalho home office para empresas
Redução de gastos: um dos grandes benefícios para as empresas que adotam o home office é a redução dos gastos com infraestrutura no ambiente de trabalho, economizando energia, espaço físico e o deslocamento dos colaboradores.
Funcionários despreocupados rendem melhor. Em tempos de crise de saúde como a da pandemia, é possível otimizar a produtividade da sua equipe mantendo-a despreocupada e segura em casa.
Desvantagens do trabalho home office para empresas
Dificuldade de manter o foco no trabalho. É bem verdade que não são todos os colaboradores que se dão bem com esse modo de trabalho. Assim como alguns funcionários podem otimizar seu desempenho, é possível que outros tenham dificuldade em manter as atividades em dia quando trabalham em casa.
Podem ocorrer falhas na comunicação. Além disso, por mais eficiente que sejam as atuais ferramentas de comunicação disponíveis no mercado, nada substitui o bom e velho “olho no olho”.
E muitas vezes algo escrito de uma forma pode vir a soar de outro, mesmo sem intenção.
É mais difícil manter o espírito de equipe. Para que isso não aconteça, uma boa ideia é realizar reuniões no começo ao final do dia através de chamada por vídeo. Outro ponto que ajuda na manutenção do time é o contato direto entre gestores e colaboradores, além de feedbacks constantes entre todos da equipe.
Vantagens do trabalho home office para os colaboradores
Autonomia: você gerencia os seus horários, caso não precise atender os clientes.
Um gás a mais: mais motivação profissional por exercer as atividades no conforto do seu lar.
Menos estresse: reduz o estresse e melhora a qualidade de vida, já que é possível ficar livre do trânsito diário para se deslocar até o trabalho, evitar congestionamentos e atrasos.
Liberdade: flexibilidade de horário e adequação ao ritmo pessoal de trabalho. Você trabalha como quiser desde que entregue os resultados.
Proximidade: além de dinheiro, você economiza tempo que gastaria em trânsito até o escritório.
Desvantagens do trabalho home office para os colaboradores
Distrações: familiares que moram juntos, telefonemas sem relação com o trabalho, vídeos do Youtube, podem atrapalhar o andamento das suas atividades, concentração e produtividade.
Interatividade: há pessoas que necessitam estar em um ambiente que permita interação e integração com outras pessoas. Se esse é o seu caso é preciso encontrar formas de driblar esse problema.
Carga de trabalho: é comum o funcionário home office acreditar que vai ter tempo de realizar todas as tarefas e por isso não estipula horários de descanso.
Para que a produtividade dos colaboradores possa se manter igual ao trabalho presencial é importante definir metas e feedbacks periódicos sobre suas atribuições, expectativas e prazos de entrega.
É importante que durante seus dias de trabalho fora da empresa o colaborador possa se sentir seguro e próximo da organização.
2. Não negocie com a sua rotina durante o trabalho home office
Acorde no mesmo horário de sempre. Vista-se como se fosse sair de casa, mas lembre-se que a roupa precisa ser confortável e fazer você se sentir bem, ponto.
Obviamente é claro que você pode render maravilhosamente bem de pijama.
Mas para muitas pessoas o simples ato de se trocar, como se fosse para o trabalho, ajuda a entrar no “modo produtividade” e aumenta a concentração.
Ao menos, tente se você se considera uma pessoa procrastinadora ou distraída e tem dificuldade para ser produtivo em casa.
Tirar e colocar a “roupa de trabalho” vai ajudar a virar a chavinha no fim do dia.
É inclusive uma boa dica para a sua saúde mental, pois, estamos falando sobre evitar aquela sobrecarga e sensação de estar trabalhando o dia todo – que só quem tem experiência com a prática do home office conhece: associar sua casa só a isso.
3. Crie um ambiente de trabalho tranquilo em casa
As tarefas que você irá realizar no home office serão as mesmas executadas no seu ambiente de trabalho, ponto.
Para que elas sejam concluídas com o mesmo desempenho e qualidade, é essencial escolher um cantinho dentro de casa para trabalhar em paz.
A princípio, você não precisará de muita coisa. Uma mesa, uma cadeira confortável e um lugar tranquilo são suficientes.
Mas como cada caso é um caso, a grande sacada é ter em mãos todo o ferramental necessário para você exercer seu trabalho com maestria.
A criação dessa “estação de trabalho” evita distrações e contribui para sua produtividade.
4. Exercite a sua disciplina
Dentro de casa você se sente à vontade e não há nada de errado nisso. Ao contrário, esse fator deve ser utilizado para motivar suas atividades laborais.
Mas, é necessário ser disciplinado para que atividades rotineiras ou aquele “cochilo no sofá” (tentador, não é?) não interfiram no seu desempenho.
Esteja sempre disponível durante o horário de trabalho e foque nas atividades que você precisa concluir.
5. Planeje uma rotina de trabalho e a siga
Estabelecer uma rotina de trabalho é excelente para otimizar seu tempo de serviço. Determine horários de início e término das atividades.
Como você já está em casa, muitas vezes se desligar das atividades ao final do dia pode ser uma tarefa complicada, por isso estabelecer uma rotina é importante. Não se esqueça de agendar suas pausas e cumpri-las à risca.
Lembre-se de que mesmo em casa você está trabalhando e obedecer aos horários é uma tarefa que deve ser cumprida por profissionais responsáveis.
6. Mantenha o contato humano por videoconferência
Quando não estamos no mesmo ambiente, às vezes, conversas por e-mail ou outros aplicativos de comunicação, tendem a se estender.
E questões simples podem demorar para serem resolvidas.
Considere enviar menos e-mails e realizar mais videoconferências com sua equipe. O contato visual também ajuda a criar empatia e acelera a tomada de decisões.
Nas videoconferências, evite interromper quando outras pessoas estiverem falando e sempre mantenha seu microfone do computador desligado. Ligue o microfone apenas quando for falar alguma coisa.
7. Saiba como lidar com as crianças em casa
Com o fechamento das escolas durante a pandemia, muitos pais não tiveram com quem deixar as crianças e precisaram trabalhar de casa com a presença dos filhos em tempo integral.
Sabemos que é difícil, mas não se desespere.
Dependendo da idade, você pode tirar o pó daqueles quebra-cabeças antigos e livros que estavam na estante para incentivar que as crianças consigam se entreter sozinhos por um tempo.
Se houver bebês na casa, é uma boa ideia revezar os cuidados com o parceiro ou parceira que também está trabalhando remotamente.
Além disso, seja flexível e realista em relação à quantidade de atenção ao trabalho que você vai conseguir dar enquanto estiver cuidando das crianças e alinhe as expectativas com as lideranças da empresa.
Lembre-se que este é um momento inédito e nem sempre vai ser possível atender a todas as expectativas do trabalho.
8. Informe aos demais moradores que você está trabalhando
É muito importante deixar claro para seus familiares ou colegas que, mesmo estando em casa, você não está desocupado.
Dessa forma, elas entenderão sua necessidade de se manter concentrado no serviço e evitarão barulhos desnecessários e outras atitudes que desrespeitem seu espaço.
9. Respeite as pausas do almoço e do lanche
A pausa para o almoço é um divisor importante para o dia e pode te ajudar a manter o ritmo do seu ambiente de trabalho.
Como faz para lembrar de almoçar sempre na mesma hora? Coloque um alarme e, principalmente, escute sua fome.
Mantenha seu almoço sempre no mesmo horário e aproveite para comer comida caseira, mais saudável.
O mesmo vale para as pausas que faria para um café ou lanchinho se estivesse nas dependências da empresa onde trabalha.
Terminou algo importante, tome um chá ou se espreguice, levante um pouco! Aqui a dica é mais sobre a pausa do que sobre a comida, obviamente.
Monitore a quantidade de líquidos que ingere: você mudou os hábitos e pode negligenciar a hidratação no meio disso tudo.
Não cometa esse erro, a concentração depende de você estar bem hidratado, assim como todo o funcionamento do corpo.
Leve água para sua mesa de trabalho ou use apps e alarmes para lembrar que é hora de se hidratar.
10. Aplique o princípio 80/20 ao home office
Na dúvida sobre o que priorizar, aplique o princípio 80/20, ou a famosa Lei de Pareto: 80% dos seus resultados vêm de apenas 20% de suas atividades.
Quais são suas atividades mais importantes, os seus 20%? Descubra isso e foque em começar seus dias por aí.
11. Saiba como vender serviços de TI em home office
Não podemos esquecer das equipes comerciais, tão vitais para a manutenção da saúde financeira dos negócios.
Separamos 9 dicas curtas e rápidas que poderão ser interessantes para o seu negócio:
- Cuide muito bem da sua telefonia e VOIP em casa. Afinal, não é nada interessante você contatar seu cliente e manter uma qualidade ruim durante a ligação;
- Utilize um headset apropriado, evite fones de ouvido que produzem muitos ruídos;
- Utilize o tempo livre para providenciar melhorias de longo prazo;
- Reveja etapas do seu processo comercial;
- Reveja o discurso comercial da sua equipe de vendedores;
- Atualize o seu playbook;
- Refine as suas análises de métricas do funil de vendas;
- Reveja as negociações antigas e verifique oportunidades de repescagem.
Além disso, outras dicas gerais para a prática do home office são:
- Tente reproduzir ao máximo as sensações do seu ambiente de trabalho em casa, com música, barulho ambiente, etc. Se você costuma trabalhar com muita gente, o silêncio excessivo irá tirar o seu foco. Uma dica que pode ser interessante é experimente ligar a TV em um cômodo distante para ter alguma voz humana por perto;
- Coisas de entretenimento acessíveis em casa são uma tentação muito grande. Tire tudo da tomada ou se isole desses itens;
- Como dissemos, faça pausas durante o expediente. Pausas de 10 minutos a cada 50 minutos podem reequilibrar seus picos de concentração;
- Deixe seu celular longe. Se precisa manter o contato com o WhatsApp ou e-mail, tenha pelo navegador – mesmo assim, coloque a janela no mudo para evitar distrações;
- Se você tem o hábito de tomar café no trabalho, tome café em casa também;
- Faça uma lista de tarefas, ou importe a que você tem do seu trabalho.
12. Utilize ferramentas que podem auxiliar nas atividades
Além de poder utilizar ferramentas como o Onedrive e as do Google para compartilhamento de arquivos, etc, você também pode se valer do seguintes serviços para manter a comunicação entre os membros de sua equipe:
- WhatsApp;
- Trello;
- Slack;
- Skype;
- Zoom;
- Go To Meeting;
- Google Hangouts Meet.
Há também o recurso de acesso remoto do Milldesk, que pode ser utilizado no momento em que não temos contato direto com as outras pessoas.
O acesso remoto do Milldesk permite melhorar a experiência tanto do usuário, como do profissional de suporte – e resolver problemas à distância.
Ele facilita (e muito) a vida dos agentes de suporte, que podem se conectar de modo remoto com seus clientes, sem a necessidade de utilizar um sistema de terceiros, sem precisar gastar com deslocamentos e sem perder tempo. Mais um dos grandes problemas de suporte de TI resolvido!
Além do mais, com o software de help desk do Milldesk é possível manter todos os atendimentos diários registrados em um sistema que permite o acompanhamento da gerência em tempo real, assim como o SLA e as demais comunicações relacionadas aos serviços prestados.
Por fim, é tempo de ter paciência. Como todo e qualquer processo de mudança no trabalho exige adaptação e terá lá seus desafios inesperados.
Gostou de saber mais sobre como trabalhar home office? Então descubra agora como criar uma cultura de atendimento ao cliente!
